Dicas para prevenir situações de clientes que não pagam
Ou porque se sentem injustiçados. Ou porque alegam que foram enganados. Ou porque entendem que o serviço é caro. Ou porque não têm dinheiro.
Ou simplesmente porque não querem pagar… ele há clientes que deixam as finanças da sua empresa de pernas para o ar! Saiba como evitar esses constrangimentos.
Infelizmente existem clientes que demoram demasiado tempo a pagar ou que não pagam de todo. Isso acaba por causar constrangimentos constantes na sua tesouraria. É necessário dar conta deles antes que eles deem conta da sua empresa. Como? Levando a cabo uma série de pequenas regras simples de seguir. No final não lhe vamos garantir que os clientes lhe paguem a tempo e horas, mas podemos assegurar que vai conseguir diminuir a probabilidade de ficar com pagamentos pendentes.
Dica 1 – Organize-se!
Mas antes de mais, evite ficar irritado. Isso não vai ajudar. Pense que se o seu cliente ficou em dívida não o fez por mal. Não queria prejudicar o seu negócio. O que aconteceu foi que possivelmente ele próprio estava à espera de algum pagamento ou estava com o ordenado em atraso ou fez mal as contas. São vários os motivos que o podem levar a falhar no pagamento… mas a sua empresa não tem culpa disso, certo? Então, organize-se! Grande parte das dívidas que são geradas pelos clientes derivam de um mau esquema de pagamento, sabia? Não pode pensar em vender os seus serviços ou produtos e só depois pensar na forma como vai receber o pagamento. Pode ser demasiado tarde. Receber é tão ou mais importante do que vender os seus artigos. Veja como pode dar mais segurança ao processo de passamento seguindo as próximas 7 dicas dedicadas a empresas na área dos serviços.
Dica 2 – Combine um preço fixo com o seu cliente
A forma mais simples de evitar clientes caloteiros é fixar o valor dos seus serviços e até dos seus produtos. Um trabalho cujo orçamento oscile entre X e Y, pode acabar por ser aceite mas não ser pago. Porquê? Porque regra geral o trabalho acaba sempre por ficar por Y, o valor mais caro, e não por X! E o cliente fica desprevenido porque foi otimista e só pensou que podia pagar o valor mais em conta.
Recorde-se que uma margem de valores acaba por deixar os clientes à vontade para não cumprirem com o pagamento. E para evitar situações deste género, defina um preço fixo logo no início da negociação. Saber o que o cliente vai pagar evita algumas surpresas desagradáveis, tanto para si como para ele. Talvez não seja má ideia escolher um preço um pouco acima do valor real do serviço. Isso evita situações em que os seus colaboradores tenham de trabalhar mais horas sem serem compensados. E se conseguir finalizar o trabalho nas horas/dias acordados com o cliente, pode fazer um desconto. Nada o deixará o seu cliente mais satisfeito!
Dica 3 – Ponha tudo por escrito
Certifique-se de que tudo aquilo que foi acordado entre si e o seu cliente ficou registado e de preferência assinado por ambos. Redija sempre um documento ao estilo de caderno de encargos no início das negociações com tudo o que estiver relacionado com o serviço, nomeadamente as ações a realizar, a data de conclusão e o valor total. Só depois de dar seguimento a este documento é que deve começar o serviço. Sem deixar de estar aberto a pequenas alterações ao que ficou escrito, claro.
Dica 4 – Peça um pré-pagamento
Convença o seu cliente a investir logo no seu serviço pedindo um pré-pagamento no momento da adjudicação. Esta é uma forma eficaz de diminuir as probabilidades de ele não lhe pagar. O valor de pré-pagamento ideal é 20% do valor total. Não deve ser comedido e pedir menos do que isso… nem exagerado e pedir mais de 50%. O ideal é alcançar o equilíbrio entre os seus clientes não desistirem do projeto devido a este valor de pré-pagamento e a sua empresa não sair prejudicada em termos financeiros.
Dica 5 – Defina prazos de pagamento
Deve determinar sempre uma data fixa para receber os seus pagamentos (adjudicação, pagamento do serviço, mensalidade, etc). Por exemplo, reserve o dia 5 ou 10 de cada mês para verificar se já tem os pagamentos em ordem, isso faz com que consiga perceber se algum cliente está em dívida e permite-lhe ter uma contabilidade mais organizada. Além disso, se fixou no dia 10, por exemplo, a data limite de pagamento, embora possa aguardar mais um ou dois dias, não deve alargar muito mais o prazo. O cliente pode perceber que se pode atrasar nos pagamentos, faze-lo consecutivamente e quem sai lesada é a sua empresa.
Dica 6 – Faça cobranças
Infelizmente, mesmo que siga com cautela estas dicas, é natural que se depare com clientes que não pagam. Nesses casos, a sua empresa deve empreender esforços para contactar as pessoas em falta (telefone, email, carta… e se necessário presencialmente). Nesses contactos, deve explicar que o serviço ainda não foi pago e recordar que o compromisso assinado e cumprido pelo seu lado, não foi cumprido pelo cliente. Se ainda assim o cliente não pagar, deve seguir pelos meios legais disponíveis.
Dica 7 – Recorra a um advogado
A sua opção final é recorrer a um advogado. Faça-o só se não conseguir mesmo obter o pagamento através de outros esforços e negociações porque existem custos associados. Apesar de poder conseguir reaver o seu dinheiro, o mais certo é que perca sempre grande parte daquilo que investiu com os trâmites legais. No entanto, é uma opção que deve ser levada em linha de conta quando estão em causa valores avolumados ou quando a sua empresa tem várias dívidas e recorre a um advogado para solucionar todas elas.
Dica 8 – Recorra a um tribunal
Se ainda assim não conseguir que o seu cliente ou os seus clientes paguem as dívidas deve seguir para tribunal para resolver o assunto de forma legar. Lembre-se de usar o tal documento que tem em sua posse e que foi assinado por ambas as partes: é uma das provas da violação do acordo.
E no final, pedimos que regresse à dica 1 e se concentre em resolver o assunto da dívida com bom senso de forma a evitar despesas e maçadas com processos judiciais. A sua empresa fez o serviço corretamente, nos termos acordados, pelo que o seu cliente acabará por perceber que está em falta e pagar. Acredite.
