Como Definir Prioridades E Lidar Com As Distracções

Como Definir Prioridades?

As nossas vidas são repletas de distracções. As mais evidentes são as exteriores, manifestas nos ecrãs de dimensões diversas que nos fazem companhia ao longo do dia.

Mas as distracções mais poderosas têm origem na nossa própria mente: são os processos internos que nos levam a verificar a conta de e-mail a cada 30 segundos ou a procurar mais um artigo para ler, mais um vídeo que nos ocupe durante alguns minutos, mais um comentário de um amigo numa rede social.

Esses mecanismos mentais não são exclusivos da nossa era ou fruto dos estímulos tecnológicos constantes. Mas são estes estímulos que lhes dão uma oportunidade sem precedentes para se manifestarem.

Afinal, que mal tem estar sempre a verificar o e-mail? Qual é o problema de aprender coisas novas, deambulando pela internet? Intrinsecamente, nenhum.

Tudo depende dos motivos por que o fazemos. Verificar repetidamente o e-mail porque estamos à espera de uma mensagem importante, sem a qual determinado plano não pode avançar ou certa decisão não pode ser tomada, é natural e justificável, mesmo que não seja especialmente produtivo (actualizarmos a página repetidamente não tem qualquer influência sobre a rapidez com que nos vão responder, mas dá-nos a ilusão de que estamos a fazer algo para apressar o processo). Fazer uma pesquisa sobre determinado tema, relevante para um trabalho que estejamos a desenvolver, ou dedicar um período de tempo à exploração de novas ideias – de forma intencional e consciente, mesmo que pouco estruturada – podem ser etapas essenciais para a concretização de um projecto.

O problema surge quando procuramos apenas «estar ocupados» para não sentirmos que o tempo está a ser desperdiçado.

A nossa atenção é limitada – à excepção de alguns génios e sobredotados –, apenas conseguimos concentrar-nos verdadeiramente numa actividade principal.

Ora, isto implica escolhas, e muitas vezes essas escolhas não são tão conscientes quanto gostaríamos que fossem. O estado de ocupação constante em que nos encontramos habitualmente é, não raras vezes, fruto de uma escolha mais ou menos consciente de ignorar determinada tarefa ou pensamento.

A fonte inesgotável de distracções e ocupações que o mundo moderno nos oferece deixa-nos à mercê desses impulsos. E, mesmo quando nos concentramos numa tarefa mais construtiva – como organizar as pastas dos documentos, arrumar a secretária, actualizar uma folha de cálculo –, é possível que estejamos a fugir de alguma tarefa, por vezes extremamente simples, que nos causa algum tipo de desconforto (como lidar com determinado colaborador, ou cliente, com quem não nos sentimos à vontade; reformular uma linha de pensamento ou um conceito que, apesar de nos acompanhar desde a concepção de um projecto, se demonstra agora pouco adequado).

Saltando de «ocupação» em «ocupação», não nos damos espaço para pensar o que é realmente importante. Por muito bem que estejamos a desempenhar determinada tarefa, isso de pouco serve se essa não for a coisa mais útil e fundamental que temos para fazer. Estar «ocupado» pode ser, mais do que simples procrastinação, uma forma de preguiça.

É isto que defende o americano Tim Ferriss, escritor, empresário, consultor, investidor e mais – descreve-se como uma cobaia humana, gosta de experimentar e descobrir novas actividades e formas de as desempenhar. Para ele, estar ocupado pode ser uma forma de preguiça e desorganização, funcionando como um mecanismo de fuga às tarefas que nos provocam desconforto. É precisamente esse desconforto que Ferriss propõe como principal indicador da importância de uma questão. E o autor sugere alguns passos para enfrentar este problema no dia-a-dia:

Acordar, pelo menos, uma hora antes de se colocar à frente de um ecrã de computador, telemóvel ou televisão. Deixar a mente respirar antes de ser invadida pela torrente diária de informação das contas de e-mail, das redes sociais, notícias, etc.

1. Sentar-se, nesse período, com um papel e uma caneta.
2. Escrever 3 a 5 coisas – não mais – que estão a causar desconforto, preocupação ou ansiedade. Geralmente, são coisas que têm sido adiadas repetidamente. Quanto mais importantes, mais desconfortáveis.
3. Para cada uma, perguntar-se:
   «Se esta for a única coisa que eu consigo fazer hoje, chego ao fim do dia satisfeito/a?»
   e
   «Dar prioridade a esta questão faz com que as outras tarefas que tenho para fazer pareçam menos importantes, ou mais fáceis de resolver?»
4. Seleccionar os itens para os quais a resposta a pelo menos uma destas questões foi «Sim».
5. Dos seleccionados, escolher UM e dedicar-lhe 2 a 3 horas. Sem distracções pelo meio – um bloco único de tempo. Dedicar toda a atenção a este problema, tudo o resto que se tiver para fazer será tratado a seu tempo.
6. Se, mesmo assim, se distrair ou começar novamente a adiar, não entre em pânico, não se culpabilize, volte, simplesmente, a concentrar-se na tarefa escolhida.

A sugestão de Ferriss ajuda-nos a dar prioridade a coisas que realmente importam – aquelas que, mesmo quando as ignoramos conscientemente, nos aprisionam os pensamentos e nos deixam vulneráveis às distracções. Saber identificar a importância relativa de cada tarefa de forma eficaz é uma ferramenta essencial – porque se tudo for importante, nada o é realmente.

É certo que falar é fácil e que estes mecanismos de fuga à responsabilidade se caracterizam precisamente pela sua subtileza, passando despercebidos por entre as malhas da atenção consciente. Mas a intenção de se estar atento às tarefas que causam desconforto é o primeiro passo para alterar o padrão de adiamento constante.

E se, depois dessas 2 a 3 horas de trabalho focado, quiser dedicar algum tempo a navegar sem rumo pela internet, verificar repetidamente as caixas de entrada virtuais de que dispõe ou ver um vídeo cómico no Youtube – por outras palavras, distrair-se –, faça-o sem culpa ou remorsos.

Afinal, se for feito de forma consciente e intencional, já não é uma distracção, mas um descanso merecido.