A arte de recolher (boas) ideias
Não use o termo brainstorming para designar uma reunião daquelas em que costuma participar e em que o seu chefe fala durante uma hora após o que dá o encontro por terminado. Nem tão pouco daquelas em que o seu colega Antunes tenta brilhar do princípio ao fim e você nem com o dedo no ar – e o braço já dormente – consegue chamar a atenção. Um verdadeiro brainstorming é o resultado de um apanhado de ideias criativas recolhidas após a conclusão de uma reunião em que todos estiveram em pé de igualdade a avaliar caminhos alternativos em relação a um assunto da empresa. O brainstorming é algo bastante mais divertido – e às vezes produtivo – do que as habituais reuniões em que costuma participar. Perceba melhor como o pôr a funcionar.
Quando surge a necessidade de resolver um problema ou pensar no futuro da sua empresa é importante que sugira um brainstorming, ou seja, uma reunião de trabalho em que as ideias devem fluir livremente entre todos e sem compromisso para que a capacidade de inovação possa emergir.
Apesar do objetivo explícito de um brainstorm ser gerar ideias, os benefícios que pode trazer à sua empresa são vários, nomeadamente conseguir reunir várias pessoas diferentes com certa frequência para conversar sobre assuntos do interesse de todos.
O que é brainstorming?
Traduzindo para português, brainstorming é uma espécie de tempestade cerebral. Trata-se de uma técnica utilizada para auxiliar um grupo de pessoas a criar o máximo de ideias no menor tempo possível e visa ajudar os participantes a vencer as suas limitações em termos de inovação e criatividade.
Quanto tempo demora o brainstorming?
A prática de brainstorming pode durar algumas ou várias horas ou até mesmo dias. Um brainstorm realmente eficiente e verdadeiro é um grande desafio que pode levar anos para ser considerado maduro. O importante aqui não é o tempo que demora a dar frutos mas a qualidade dos frutos que vão ser colhidos.
Como funciona o brainstorming?
O criador do brainstorm, Alex Osborn, enumerou quatro regras básicas para este tipo de reuniões:
- Não permitir críticas
- Incentivar ideias criativas e inusitadas
- Quantidade é importante
- Combinar e/ou melhorar as ideias dos outros
Como orientar uma reunião de brainstorming?
Para que o brainstorming proposto na sua empresa tenha início, meio e fim, siga estas indicações que podem ajudar na elaboração de todo o processo da reunião:
1. Prepare um Briefing
Informe os participantes sobre o motivo da reunião de brainstorming com antecedência de modo a que se possam preparar para chegar ao encontro com ideias novas.
2. Peça aos participantes que meditem sobre o assunto antes da reunião começar
Antes de começar a reunião, instigue cada participante a desenvolver as suas próprias propostas/ideias para o problema, anotando-as. A par, devem ser pensadas alternativas para cada objetivo do brainstorming. Lembre-se que a criatividade não é despertada apenas quando se está em grupo, também pode brotar quando as pessoas estão sozinhas, sem pressão para exporem as suas ideias. Nesse sentido, deve sugerir aos participantes que façam brainstorm sozinhos, antes da reunião.
3. Comece com o problema
Comece a reunião com a definição clara do problema. Afinal de nada vale o encontro se o motivo por detrás não estiver explícito. Ao longo da reunião, os participantes devem focar-se nesse tema sem perder a concentração.
4. Reúna as pessoas certas
Reveja atempadamente o grupo que convocou. Cada elemento deve ter um conhecimento profundo sobre as necessidades dos interessados em encontrar uma solução para o problema e deve conhecer os objetivos da empresa. Se a equipa não estiver em harmonia, unida por um mesmo projeto, a reunião não vai dar frutos.
5. Escolha o espaço ideal
Escolha uma sala bem iluminada e espaçosa que permita que os colaboradores se levantem e andem. Se limitar o espaço físico o brainstorming não vai ser tão eficaz. Deve garantir também que as pessoas se sentem confortáveis no local que escolheu. Se entender necessário, pode marcar a reunião num espaço fora do contexto do ambiente de trabalho porque isso é capaz de levar as pessoas a pensar de maneira diferente.
6. Leve os materiais necessários
Não se esqueça dos materiais necessários à libertação de ideias, como canetas coloridas, post-its, quadros e até massa de moldar!
7. Oiça os seus colegas
Para que as ideias sejam aproveitadas, deve ter a capacidade de ouvir as pessoas, deixando-lhes espaço para serem criativas. Mas deve também conseguir traze-las de volta à realidade se abusarem da criatividade.
8. Promova uma discussão coletiva
Não permita que uma ou duas pessoas dominem a conversa. Se necessário utilize as anotações que cada um fez previamente para não deixar ninguém de parte. Por outro lado, não deve deixar uma pessoa apresentar todas as suas alternativas de uma só vez. Vá perguntando se há alguma sugestão que não tenha sido discutida, para que todos participem. O grande potencial de um brainstorming é precisamente a reunião de pessoas com diferentes perceções e pontos de vista com vista a uma partilha e mistura de conhecimentos e perspetivas.
9. Deixe as ideias brotarem
Não se esqueça que quantidade produz qualidade. É preciso acumular o máximo de ideias possíveis para que depois possa deitar fora as más ideias e recolher apenas as boas.
10. Não faça julgamentos
Não julgue nem censure – pelo menos logo no início da reunião – as ideias dos outros. O julgamento interrompe o processo de criação e a ideia aqui é o livre fluxo de ideias.
11. Administre os conflitos
É natural que de uma reunião de brainstorming brotem conflitos, alguns construtivos… e outros nem por isso. Na primeira etapa da exposição de ideias o conflito é prejudicial, principalmente quando faz a ideia ser rejeitada antes de ser suficientemente desenvolvida para ser avaliada.
12. Guarde ideias para usar no futuro
Construa a sua reserva de ideias. Nestas reuniões podem aparecer boas ideias que por um motivo ou outro não podem ser aproveitadas. Mas isso não quer dizer que não as possa usar numa outra oportunidade.
Preparado para começar uma reunião de brainstorming na sua empresa?
