Carta de agradecimento ao cliente

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Carta de agradecimento ao cliente: por que deve continuar a escrevê-las

Numa época em que a concorrência é feroz, qualquer empresa deve gastar uns minutos a agradecer aos clientes de forma sincera o facto de terem decidido comprar o seu produto ou aderir ao seu serviço. Não deixe que a tradicional carta de agradecimento entre em desuso, porque ela pode ser uma excelente estratégia para complementar os seus esforços de marketing. Veja como e porquê!

Como sabe, uma carta de agradecimento ao cliente, como o nome indica, serve para demonstrar gratidão a alguém (entidade particular ou empresarial), em especial por algum produto ou serviço adquirido. É uma forma gentil de se dirigir a um cliente que lhe vai permitir estreitar relacionamentos, mas também promover o seu negócio e receber feedback, tanto positivo como negativo. Por isso, leia este artigo e perceba por que é que deve (continuar) a enviar emails ou cartas de agradecimento.

Quais as principais características de uma carta de agradecimento ao cliente?

Uma carta de agradecimento deve ser sincera, objetiva e concisa. Pode ser escrita à mão e enviada de forma tradicional, por correio, mas também pode ser elaborada no computador e enviada por email ou SMS. Em todo o caso, deve ser cuidadosamente redigida para não parecer demasiado formal e antiquada nem revelar demasiada intimidade, independentemente de se dirigir a clientes ou a fornecedores, parceiros, colaboradores, etc. Neste artigo, vamos concentrar-nos no modelo de carta de agradecimento que se pode enviar a um cliente e que serve para demonstrar gratidão pela compra, mas também gentileza por parte da empresa que se deu ao trabalho de agradecer.

Clique aqui para perceber a importância de outro material de marketing mais tradicional: os cartões de visita.

Qual a melhor forma de (continuar) a elaborar cartas de agradecimento ao cliente?

Seja de que tipo forem, as cartas de agradecimento podem e devem ser redigidas de forma espontânea, sem muitas regras. Não obstante, existem algumas dicas que é capaz de querer ler antes de começar a traçar o modelo de carta de agradecimento da sua empresa. Vamos a elas?

Cabeçalho

Se optar pelo modelo de carta de agradecimento tradicional, verifique se o cabeçalho está devidamente organizado: nome no canto superior à esquerda e um pouco em baixo e à direita, local e a data. Em baixo e à esquerda, o nome da pessoa (ou instituição) a quem se direciona a carta.

Tratamento

Independentemente da forma de envio da carta, deve colocar um pronome de tratamento (Sr, Srª, Dr, Drª) antes do nome da pessoa em causa, mas no resto do texto convém não exagerar a nível de formalidade, pois o objetivo desta missiva é ser o mais direta e sincera possível.

Conteúdo

No conteúdo ou corpo do email ou carta de agradecimento, deve…

Identificar o motivo da carta de agradecimento

Claro que se vai enviar um email ou carta de agradecimento é porque pretende agradecer, mas o quê? Este é o espaço em que deve identificar o motivo da comunicação, sendo o mais explícito e concreto possível. Por exemplo: “obrigado por comprar o nosso produto” ou “obrigado por aderir ao nosso serviço” ou “obrigado por se inscrever para receber a nossa newsletter”, etc. Se necessário, caso a sua empresa venda vários tipos de bens ou serviços, identifique também o produto/serviço em causa, para ajudar o cliente no processo de reconhecimento.

Incluir outros assuntos

Além do agradecimento, a carta pode incluir outros tópicos que vão depender da sua área de negócio, mas que podem passar, por exemplo, por dicas de utilização de um produto, sugestões de serviços complementares, convites para redes sociais, links para preenchimento de inquéritos de satisfação, etc.

Manter a objetividade

Um modelo de carta de agradecimento deve ser sempre breve, conciso e objetivo, sem rodeios nem artifícios de linguagem. Contudo, não pode parecer um modelo automático enviado para centenas de clientes em simultâneo. Deve personalizá-lo, se possível incluindo algumas linhas complementares, com perguntas adjacentes, para garantir que o cliente está a sentir que a sua empresa está interessada em conhecer e satisfazer as suas necessidades.

Fechar com uma conclusão

No final da carta de agradecimento, não se esqueça de manifestar a sua alegria (ou desejo) pelo facto de o cliente estar feliz com a aquisição e mostrar disponibilidade para esclarecimentos relativos a dúvidas ou problemas com o produto ou serviço em questão. Se quiser, pode até perguntar se há mais alguma coisa que a sua empresa possa fazer para aumentar a satisfação dele enquanto consumidor.

Sugerimos também a leitura do nosso artigo sobre como lidar com reclamações no atendimento ao cliente.

Marca

A carta de apresentação deve ser assinada e incluir, nunca é demais repetir, o nome da sua empresa, logotipo, contactos e até links para site e redes sociais, entre outras informações que garantam a visibilidade do seu negócio e, claro, contextualizem o cliente. Mas sempre sem fazer propaganda! A carta de agradecimento destina-se a agradecer um negócio efetuado, não é um veículo de publicidade explícita.

Envio

Se se rendeu às novas tecnologias e vai enviar a carta de agradecimento por email, já sabe que o nome e o logotipo da sua empresa devem aparecer em baixo da sua assinatura, bem visíveis. Mas se vai optar por um envio mais tradicional, por correio, use papel timbrado com o logotipo da empresa visível ou em alternativa, cartões de agradecimento também com logotipo da empresa. Importante é evitar utilizar uma folha de papel comum para uma carta de agradecimento. E já agora, se a vai imprimir, assine-a à mão. Não será a solução mais rápida para dar seguimento às cartas de agradecimento da sua empresa, mas acredite que é a solução mais adequada para personalizar a mensagem.

Exemplo de carta de agradecimento

 

Prezado Sra. Filomena Silva,

Obrigada por ter escolhido o nosso hotel.

Esperamos que tenha ficado satisfeita com a estadia. Esforçamo-nos bastante por oferecer um serviço de excelência a ótimos preços e com um atendimento personalizado. Portanto, se sentiu que não recebeu uma acomodação e serviço capaz de responder às suas expectativas, faça-nos chegar a sua opinião e dê-nos a oportunidade de resolver a sua insatisfação. Mas se estiver completamente satisfeita, tenha a amabilidade de nos remeter um parecer positivo, em resposta a este email ou diretamente no nosso no site ou página do Facebook.

Apreciámos a sua decisão de se alojar no nosso hotel e esperamos voltar a hospedá-la em breve,

 

Atenciosamente,

Pedro Santos

Departamento de Apoio ao Cliente

Logotipo do Hotel, contactos, link para site e redes sociais

Conheça outras dicas para manter e compensar um cliente fiel!

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