Num email de trabalho, não é só o conteúdo e a linha de assunto que interessa, importa também ter uma assinatura que marque a diferença na imagem profissional que passa aos recetores, sejam clientes, fornecedores, parceiros.
Porém, apesar de ser na sua essência um elemento simples e com um propósito claro, é muito fácil errar no momento de criar a assinatura de email: quer pelo exagero, quer pela omissão. Acredite.

Como criar uma boa assinatura de email?

A saber, uma assinatura de email deve ser composta por contactos alternativos ao endereço de email mais o seu nome, cargo e designação da empresa. O objetivo da assinatura é ajudar o recetor da mensagem a identificar o emissor, levá-lo a interpretar a mensagem como um assunto de trabalho e indicar-lhe os contactos úteis para responder.

Algumas ferramentas de email que convertem os URL’s em links podem ser úteis numa assinatura mas ainda assim deve inserir o URL completo em vez de fazer apenas um link sobre a designação da empresa. Assim, para o seu recetor será também mais fácil copiar o endereço e inseri-lo num motor de busca.

• A assinatura de email não deve ser extensa, três linhas são suficientes (nome e cargo + empresa + contactos)
• Deve usar um máximo de 72 carateres por linha porque algumas ferramentas quebram a linha nos 80 carateres.
• As imagens devem ser usadas com algum cuidado, devem ser pequenas: 50×50 pixels é suficiente para colocar o logótipo da empresa de forma legível.
• Deve incluir o logótipo na assinatura fazendo o upload do ficheiro para o alojamento do site da empresa e depois estabelecendo a ligação com a mesma.

Erros que deve evitar na sua assinatura de e-mail

É importante saber se há alguma inconformidade na sua assinatura de email para poder resolver o problema e garantir o bom desenvolvimento da sua carreira. Verifique se não está a cometer um dos erros mais comuns na sua assinatura de email e, em caso positivo, emende a situação já.

1. Colocar todos os dados de contacto na assinatura

Claro que é importante que disponibilize os seus dados de contacto no email porque a resposta pode surgir por outro meio, como telefone, mas se citar demasiadas informações na assinatura vai sobrecarregar a sua mensagem quer visualmente quer a nível de conteúdo e em lugar de facilitar a vida ao seu recetor, vai confundi-lo. Se apresentar, por exemplo, três números de telefone, a pessoa ficará baralhada sem saber para qual deve ligar. Limite-se a deixar os contactos mais importantes e mais fáceis e rápidos para chegar até si. E não inclua conta do Twitter ou do Skype, telefone ou morada de casa, outros URL’s sem ser o da empresa, mensagens ou citações nem elementos do seu currículo.

2. Usar uma imagem como assinatura de email

Não transforme a sua assinatura numa imagem de campanha com foto que inclui nome, logo e dados para contacto. Em primeiro lugar porque alguns servidores de email estão configurados para bloquear imagens na caixa de mensagens, fazendo com que todo o seu esforço com a assinatura se torne inútil, e em segundo lugar porque a forma de texto é sempre mais credível e objetiva. Não arrisque a que o seu recetor acabe por não ler a sua mensagem porque devido a um excesso de peso, ela foi bloqueada ou colocada como attachement. E não use animações na assinatura a não ser que queira perder a credibilidade.

3. Não considerar a visualização em todos os tamanhos de ecrãs

Hoje em dia, a quantidade de pessoas que acede ao email através de dispositivos móveis como tablets e smartphones é considerável, por isso, ao criar a sua assinatura verifique como a mensagem será apresentada nesses equipamentos com ecrãs mais pequenos. Não deve deixar que o design dos seus emails seja prejudicado.

4. Não fazer distinção entre corpo de email e assinatura

Há quem peque pelo excesso com assinaturas de email com logos coloridos às piruetas e quem peque por colocar uma assinatura de email que não seja identificada indistintamente e que se pode assim fundir com o texto no corpo da mensagem.

Preparado para criar a sua assinatura?