Vantagens E Desvantagens Do Outsourcing

Conheça todas as vantagens e desvantagens do outsourcing

Delegar (ou não) áreas da sua empresa a terceiros

O outsourcing nasceu quando as empresas começaram a perceber que otimizavam os seus recursos se se concentrassem naquilo que melhor sabiam fazer e deixassem o resto entregue a especialistas. O conceito é hoje cada vez mais popular mas há uns anos atrás ainda era confundido com subcontratação de atividades de baixo valor acrescentado e afastadas do negócio vital de cada empresa, como serviços limpeza, segurança, correio, etc. Hoje o panorama é completamente diferente mais ainda assim acolhe vozes concordantes e discordantes com a ideia de passar tarefas a terceiros…

Com o aumento da concorrência de mercados, algumas empresas viram-se obrigadas a dedicarem a sua atenção aos seus melhores recursos, àqueles verdadeiramente vitais para o negócio, deixando o resto nas mãos de colaboradores em regime de outsourcing em áreas mais afastadas ou próximas do negócio. Atualmente o conceito de outsourcing traduz-se numa parceria estratégica e sólida entre o contratado e o contratante, assente em contratos de longo prazo que regra geral duram entre cinco a dez anos. Talvez por isso se esteja por ai a dizer que o outsourcing é dos maiores negócios do futuro. Será?

Mas o que significa outsourcing?

A definição do conceito implica a sua tradução, sendo que “mandar fazer fora” é a tradução mais ajustada. Outsourcing é isso mesmo: subcontratar, recorrer a uma empresa externa. É um processo através do qual uma empresa contrata outra empresa para determinado serviço na perspetiva de manter com ela um relacionamento de interesse mútuo com vista ao desempenho de uma ou várias atividades que a primeira não pode ou não lhe interessa desempenhar e que a segunda desempenha na perfeição.

Quais as principais áreas de outsourcing?

O outsourcing toca várias áreas de atuação, sendo as principais…

1. Área de planeamento e estratégia

Nesta área de outsourcing pode contar com uma série de consultores especializados disponíveis para ajudar a sua empresa. Independentemente da opção que escolher, deve negociar um contrato em que esteja explícito que a consultora, além de entregar um plano estratégico, vai participar da sua implementação porque não vale a pena investir num projeto se depois de aprovado não tem pessoas capazes de o executar. Nesta área há ainda a possibilidade de contratar consultores administradores não executivos que participam na definição das grandes opções estratégicas da sua empresa mas a título temporário, apenas para resolver um problema específico.

2. Área financeira, jurídica e administrativa

Nesta área pode entregar o departamento financeiro da sua empresa a outra empresa, nomeadamente tarefas relacionadas com contabilidade, apoio jurídico e fiscal, processamento de salários, desenvolvimento e manutenção de aplicações informáticas de controlo de gestão, etc.

Na área estritamente administrativa o recurso ao outsourcing pode-se fazer a praticamente todos os níveis e em todos os tipos de negócios, sendo que nas empresas de maior dimensão compensa adjudicar a empresa externa tarefas como a segurança, o correio expresso, os seguros de saúde ou o catering (no caso de haver refeitórios).

3. Área de recursos humanos

Nesta área pode subcontratar o recrutamento da sua empresa com grandes vantagens para o seu negócio já que passa para a mão de especialistas a seleção de recursos humanos, desde a triagem inicial à assinatura do contrato de trabalho. Uma consultora especializada pode ainda ajudar, por exemplo, a nível da política global de remunerações, definição de planos de carreira, formação, bónus e incentivos. Inclusive, nos últimos anos cada vez mais empresas confiam em parceiros especializados em outplacement (despedimentos e recolocação de pessoas) e em trabalho temporário (incluindo casos especiais do teletrabalho e trabalho a tempo parcial).

4. Área de marketing e vendas

Nesta área o outsourcing já é uma constante. Desde a publicidade (conceção, venda e negociação de espaço) ao marketing online e offline (planeamento, conceção e execução de campanhas, email marketing, newsletters, estudos de mercado, merchandising, etc) pode contar com um pouco de tudo o que hoje se faz para promover e dinamizar um negócio! E, para uma PME sem competências específicas na área mas com vontade de expandir o seu negócio na Internet, por exemplo, o outsourcing da gestão e manutenção do site e resdes sociais será uma alternativa certeira.

5. Área de informática, produção e logística

Nesta área pode aproveitar para comprar ou alugar equipamentos informáticos, desenvolver aplicações específicas, gerir redes e bases de dados, usufruir de assistência técnica, etc. É uma ótima forma de delegar preocupações, reduzir custos e evitar trabalhar com produtos obsoletos.

Em suma, todas as áreas são passiveis de outsourcing na sua empresa, desde o desenvolvimento de um produto ao atendimento telefónica a clientes.

Vantagens do outsourcing

Resumidamente, segundo os últimos estudos sobre o assunto, em média o outsourcing conduz a uma redução de custos de 9% e ao aumento da produtividade em 15%. Esta vantagem só por si é significativa mas podemos destacar outros benefícios do outsourcing…

• Permite a libertação de recursos quer a nível humano, técnico ou financeiro para as atividades-chave da empresa.
• Pode garantir novas áreas de atuação ou complementar os conhecimentos da sua empresa com outros profissionais.
• Permite que a empresa tenha mais tempo para pensar na satisfação das necessidades dos clientes, ou seja, com a divisão de tarefas no seu dia-a-dia, vai conseguir concentrar-se mais no que é realmente importante.
• Permite, com o tempo que lhe fica disponível, encontrar soluções para uma maior quantidade de clientes, orçamentos adequados a esses mesmos clientes e consequentemente um aumento da carteira de clientes.
• Permite um acesso a tecnologias e a especialistas que não tem dentro da sua empresa.
• Possibilita a penetração em novas indústrias ou mercados.
• Possibilita o desempenho de atividades de difícil gestão ou controlo.
• Desenvolve uma nova estrutura organizacional com menos níveis hierárquicos capaz de aumentar a flexibilidade e a rapidez de adaptação às alterações do meio envolvente.
• Permite o acesso às melhores práticas da indústria e torna-se um importante observatório de benchmarking.
• Possibilita uma afetação mais racional e eficiente de recursos (são utilizados apenas quando necessário).
• Permite a transformação de custos fixos em custos variáveis.
• Reduz custos operacionais e garante um maior controlo e melhor orçamentação dos custos.
• Permite a diminuição das necessidades de investimento (e a sua melhor afetação).
• Permite uma partilha de riscos do negócio com o subcontratado.
• Aumenta a sua eficiência e produção.

Desvantagens do outsourcing

Se já pensava que o outsourcing não apresentava desvantagens, saiba agora que existem contras em relação à subcontratação. Não são desvantagens sobre o conceito em si, mas sobra a forma como ele é aplicado, por exemplo…

• Perca de controlo da execução das atividades.
• Perca de confidencialidade.
• Possibilidade de surgirem conflitos de interesse (se a empresa subcontratada prestar o mesmo serviço à concorrência).
• Má qualidade do serviço prestado e diminuição do nível da satisfação dos clientes e colaboradores.
• Menor envolvimento e dedicação por parte do subcontratado.
• Menor alinhamento com a estratégia e a cultura da empresa.
• Dependência excessiva em relação ao subcontratado.
• Custos mais elevados do que se as atividades tivessem sido executadas com os seus recursos humanos.
• Perda de know-how.
• Se pretender regressar ao desempenho interno das atividades subcontratadas, os custos serão elevados.
• Desmotivação dos colaboradores devido à instabilidade associada ao processo.
• Elevados custos associados à gestão dos subcontratados (devido à necessidade de controlo do seu desempenho e a eventuais dificuldades de integração com as atividades internas).
• Há a possibilidade de o subcontratado ser mais ineficaz e ineficiente do que o subcontratante.
• Há a possibilidade do subcontratado não ter experiência.
• Há o risco de surgirem num futuro próximo, subcontratados mais eficientes e com maior diversidade de soluções.
• Há o risco de surgirem melhores alternativas em relação ao desempenho das atividades.
• Há o perigo da subcontratação significar mais um interlocutor e dificultar a comunicação, gerando conflitos entre as várias partes envolvidas.
• Eventual ocorrência de custos ocultos.
• Tendência em considerar o outsourcing como um fim e uma solução definitiva, em vez de um meio de concentração de recursos em áreas vitais.

Como implementar o outsourcinga na sua empresa?

Se as desvantagens do outsourcing não o assustaram, de certeza que agora quer saber como seguir em frente com esta ideia. Regra geral são identificados cinco etapas na implementação de outsourcing numa empresa.

a) Identificação de oportunidades

Na primeira etapa deve começar a definir a estratégia da sua empresa, identificando as vantagens competitivas. Desta forma consegue perceber quais são as competências-chave (as tarefas cujo desempenho deve continuar a ser assegurado pela sua empresa) e quais são os processos suplementares (as tarefas que não são vitais para o sucesso do negócio) que pode entregar a uma empresa de outsourcing. Nesta fase deve dedicar especial cuidado à identificação das competências-chave porque, como são aquilo que sabe fazer melhor do que qualquer outra empresa no mercado, se identificadas erradamente e entregues a uma empresa externa podem prejudicar o seu negócio. De resto, todas as outras áreas podem ser perfeitamente subcontratadas.

b) Avaliação de oportunidades

Na segunda etapa deve analisar as oportunidades geradas na etapa anterior, ou seja, avaliar a qualidade da relação custo/benefício relativa ao modo como as atividades são efetuadas atualmente na sua empresa. No fundo trata-se de uma descrição completa do serviço que pretende subcontratar, do nível de desempenho desejado, padrões de desempenho e instrumentos para medição que pretende usar, objetivos a atingir com o outsourcing e comparação das expetativas no cenário de outsourcing em relação às atuais.

c) Seleção do fornecedor de serviços

Nesta etapa deve fazer uma pesquisa para identificar os potenciais subcontratados e convidá-los a participarem no concurso. Deve ainda determinação o tipo de relacionamento que pretende instituir com o fornecedor e informar os seus candidatos das suas condições e requisitos com base nos quais será tomada a decisão final. Por fim, pode fazer a análise e avaliação das propostas e escolher a que melhor se enquadra no seu negócio.

d) Processo de transição

Nesta etapa deva proceder à elaboração do plano e calendarização de trabalhos e definir todos os pormenores do período de transição dos processos face ao novo cenário do outsourcing e a sua integração com os restantes processos existentes na sua empresa.

e) Acompanhamento e evolução do desempenho

Na última fase, deve aferir o nível de desempenho do parceiro de outsourcing escolhido e caso existam desvios significativos entre o desempenho efetivo e o desempenho que esperava, deve implementar medidas corretivas.

E depois do exposto, só podemos assegurar que o outsourcing não é uma opção certeira para todas as empresas. Ele oferece vantagens operacionais e financeiras indiscutíveis mas cada subcontratação deve ser avaliada à luz do tipo de negócio que tem em mãos. Se a opção for válida e conseguir contratar as pessoas certas nessa área de especialidade pode ampliar rapidamente a eficiência do seu negócio. Pelo contrário, pode aumentar a sua ineficiência se não estiver à altura do desafio ou se o desafio for grande (ou pequeno demais) para ser resolvido por terceiros. Entre o “sim” e o “não” ao outsourcing guarde algum tempo para meditar.