8 Dicas Para Uma Gestão De Frotas Perfeita

Independentemente do número e tipo de veículos, cargas e até condutores da sua empresa, a gestão de frotas é sempre um desafio diário. Da segurança dos trabalhadores à otimização de rotas, passando pela manutenção e renovação dos veículos, esta é uma atividade que requer total dedicação para se revelar eficiente e produtiva. Felizmente que existem algumas dicas básicas que o podem ajudar a fazer uma gestão de frotas perfeita… tenha 10 motorizadas, 50 carros de serviço ou 100 camiões!

Genericamente, gestão de frotas é o trabalho de administração de todos os veículos de uma empresa. Mas isso já você sabe, o que à partida lhe interessa perceber agora é como fazer um controlo capaz de ultrapassar em larga escala a revisão e mudança de pneus. Vamos às 8 dicas para uma gestão de frotas perfeita?

1. Conheça todos os veículos da sua frota

Para começar a fazer uma gestão de frotas perfeita, deve identificar e listar todos os veículos da sua empresa (automóveis, motas, caminhões…), anotando dados como matrícula, marca, modelo, ano, quilometragem, informações sobre a última revisão, trocas do filtro, data da próxima manutenção, pagamento de impostos, etc. É com estas informações (que deve atualizar regularmente) que vai começar a controlar a sua frota. Se necessário utilize um programa de gestão de manutenção de frotas.

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2. Treine a sua equipa de condutores

A gestão de frotas perfeita implica também a gestão dos condutores e nesse sentido deve promover treinos constantes sobre como conduzir de forma segura e económica. Mas além destas temáticas diretamente relacionadas com a condução, é também importante providenciar ações de formação sobre alimentação saudável durante a viagem, número de horas ideal para conduzir por dia, medicação que deve ser evitada, pausas para descanso, desgaste dos pneus, consumo de combustível, troca de peças, etc. É fundamental que tenha uma equipa qualificada e isso inclui também procedimentos em caso de acidentes.

3. Controle as rotas

Hoje em dia, com a tecnologia do GPS, não há desculpa para não controlar as rotas de todos os veículos da sua frota. Ao fazê-lo, consegue escolher as melhores estradas e evitar riscos de acidente em vias mal sinalizadas ou com mau pavimento, por exemplo, mas também consegue perceber desvios de rota e até identificar atalhos ou caminhos mais curtos, se necessário. Contudo, uma gestão de frotas perfeita no que ao controlo das rotas diz respeito, implica uma boa comunicação entre a sua empresa e cada um dos condutores de forma a que a flexibilidade seja possível. O GPS é de grande utilidade para encontrar um itinerário alternativo, sim, mas uma equipa bem treinada também, pois tem sensibilidade suficiente para perceber que determinado percurso não é o mais indicado.

4. Invista em segurança

Aqui a regra é “prevenir é melhor que remediar”, e nesse sentido é fundamental que implemente medidas que ajudem na prevenção de acidentes e avarias, bem como medidas que garantam a segurança dos veículos, condutores e cargas. De entre essas medidas estão as revisões e manutenções periódicas, claro, mas também o acompanhamento da conservação dos pneus, a instalação de equipamentos de segurança como bloqueadores e rastreadores via GPS para garantir a minimização do prejuízo em caso de furto, entre outras. Numa gestão de frotas perfeita, é sua obrigação garantir que a frota está operacional para circular e em condições de realizar os serviços agendados. A promoção da segurança é também a promoção da eficiência e produtividade. Não se esqueça que com uma manutenção preventiva consegue observar as condições dos veículos periodicamente e evitar possíveis problemas. E é mais fácil e barato antever alguma complicação do que lidar com uma falha depois de ela acontecer, quando os custos com peças e mão de obra aumentam consideravelmente. Sem falar do problema em ficar com um veículo parado e dos atrasos nas entregas. E para que tudo corra (literalmente) sobre rodas, também os seus condutores devem adotar um estilo de condução mais cauteloso e prudente e você pode e deve confirmá-lo através de uma monitorização atenta e rigorosa das práticas de condução: episódios de excesso de velocidade, desvios de rota, acelerações, travagens e viragens bruscas, entre outros comportamentos.

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5. Anote os gastos mensais

Mais dicas para uma gestão de frotas perfeita? Pois bem, possivelmente já elabora um relatório mensal com os gastos da frota, mas será que tem um report sobre cada veículo? É importante anotar os gastos com combustível e manutenção de cada veículo, assim como a sua quilometragem a cada abastecimento porque são esses dados que lhe vão permitir estabelecer um custo médio de consumo por quilómetro de cada um dos seus veículos e verificar quais é que andam mais e quais é que estão a aglutinar maiores gastos com a manutenção e que, por esse motivo, precisam de revisões mais frequentes. O que nos leva à próxima dica: saber quando a frota deve ser renovada.

6. Saiba quando deve renovar a frota

Todos os veículos têm um certo tempo de vida útil. Ele pode ser prolongado, sim, mas a dada altura as despesas de manutenção podem ser de tal ordem elevadas que a melhor decisão será renovar. Os gestores de frota normalmente usam uma fórmula simples para determinar se os custos com a manutenção estão elevados, verificando o valor atual do veículo em causa e o valor da revisão: se a última for entre 10 a 20% do preço médio do veículo, é sinal de que é preciso trocá-lo.

7. Analise os indicadores

Ficamos satisfeitos com os seus esforços até agora, mas temos de o avisar que uma gestão de frotas perfeita não termina com a recolha de dados, há que garantir que os dados estão corretos, em primeiro lugar, e depois monitorizar ou analisar e padronizar as informações de forma a obter os melhores resultados da sua frota: do custo por quilómetro ao comportamento dos condutores. Isso pode ajudá-lo também a orientar melhor o trabalho dos condutores e incentivá-los a cumprir os padrões de condução.

8. Modernize-se

Esteja atento à evolução da tecnologia utilizada nos veículos através das publicações da indústria. Se necessário, modernize-se e adote as melhores práticas para gerir a sua frota e obter resultados mais eficazes e até mais económicos.
Com uma plataforma de gestão de frotas, por exemplo, consegue um controlo ainda mais rigoroso, eliminando a gestão manual e automatizando todas as etapas do processo de forma a otimizar o seu tempo.

Preparado para entregar as suas cargas de forma eficaz e rentável? Siga as nossas 8 dicas para uma gestão de frotas perfeita e construa uma rotina eficiente na sua administração e consiga melhores resultados.

E por falar em gestão… Leia também o nosso artigo sobre gestão de conflitos no trabalho.