Contratos Nas Organizações – A Parte Chata Mas Necessária

Gestão de contratos nas organizações

A palavra já não vale o mesmo que antigamente. Atualmente qualquer situação que se pretenda assumir como compromisso, só tem validade se celebrada num contrato, onde é atestada a veracidade do mesmo, bem como o envolvimento de quem através dele se envolve. O conceito base é este. E nas empresas o cenário não é diferente.

Especialistas no ramo dos negócios costumam dizer de forma quase sagrada “Se não conheces os teus contratos, não conheces o teu negócio”.

A maior parte das transações de negócio baseiam-se na existência de um contrato entre a parte que fornece (fornecedor) e a que adquire (cliente). É através deste documento, mais ou menos formal, que duas ou mais entidades estabelecem o enquadramento da sua relação de negócio.

A segurança e a estabilidade de um acordo pressupõem a existência de regras que estabeleçam direitos e obrigações dos envolvidos, daí que numa empresa os contratos adquiram uma elevada importância em termos de sustentabilidade do negócio. Todavia, e apesar do seu peso nas decisões das organizações, estes ainda não se encontram entre as prioridades das empresas. São tratados como obrigações que a lei impõe, próprias de um processo burocrático e protocolar, sendo apelidados nos corredores como “a parte chata mas necessária”. Assim, em vez de se constituírem como o seu objetivo último, que é o de perpetuar o acordo e facilitar a recordação dos seus elementos, o que se acaba por passar na realidade é que estes são tratados como entraves e como elementos de resistência à dinâmica dos negócios.

Torna-se pois interessante analisar as situações em que é dada a devida importância aos contratos nas empresas, e que normalmente ocorrem, quando eles se constituem como fonte de conflito. Nesse momento a empresa procura salvaguardar os seus interesses reunindo todo e qualquer documento que se possa constituir como evidência com o fim último de se proteger. É neste momento que o contrato ganha importância e se constitui como a espada que o empresário empunha, sendo protegido pelo seu escudo, o seu advogado, que o protege e que dará início ao processo de avaliação da qualidade do conteúdo do contrato em termos de potencial de defesa.

Há que ser pragmático. Uma empresa não pode negociar ou vender um serviço sem se salvaguardar primeiro. Deste modo, a primeira etapa para a elaboração de um qualquer contrato genérico passa sempre pela avaliação quer da infraestrutura e capacidade técnica da empresa, quer das necessidades do cliente e ultimamente pela avaliação do que a empresa pode oferecer.

Hoje em dia praticamente a totalidade de todos negócios fechados entre empresas e prestadores de serviços são baseados em contratos, pois é através dele que ambas as partes asseguram que os interesses nele defendidos são cumpridos e que ninguém pode voltar atrás com a sua palavra sem existirem consequências. Nesse sentido, e para garantir o cumprimento das cláusulas que constituem os contratos, e que nada mais são do que as exigências que se pretendem ver cumpridas por ambas as partes, é necessário que exista um processo implementado de controlo de contratos. O objetivo último desse controlo é garantir que os contratos são celebrados integralmente sem exceção evitando que as infrações decorrentes do seu incumprimento signifiquem perda de receitas, perda de oportunidades e custos excessivos.

A forma como se efetua o acompanhamento da execução dos contratos (as partes envolvidas e as suas responsabilidades, as ações que são necessárias executar, as renovações e extensões que são necessárias negociar e controlar) é por isso muito importante.

Atualmente nas empresas para se garantir um correto cumprimento e acompanhamento dos contratos tem-se vindo a implementar Sistemas de Gestão de Contratos. Deste modo, e apoiados pelos departamentos de advogados e gestores experientes na área, as empresas implementam o seu Sistema de Gestão de Contratos que assenta em 5 etapas:

1. Criação de uma equipa vocacionada para a gestão de contratos. Esta equipa terá que ser capacitada para que, desde o momento prévio à construção do caderno de encargos, até à execução de auditorias de performance ou de conclusão, dar suporte e controlar a execução dos trabalhos.
2. Estudo dos processos de elaboração de contratos e implementação de metodologias sequenciais para a sua elaboração, controlo e verificação.
3. Análise e acompanhamento do status dos contratos. Análise da conformidade da sua execução e extração de “lessons learned”.
4. Identificação e implementação de perfis de risco para cada contrato, de forma a que estes possam ter associados um grau de criticidade para o negócio da empresa e, assim serem enquadrados num perfil de gestão concordante com a sua importância.
5. Revisão periódica do sistema e implementação de melhorias.

Após a concretização destes cinco passos, a sua organização conseguirá desenvolver maturidade no âmbito da gestão de contratos, garantindo assim parte do percurso em termos de solidez de negócio. Sim, os contratos são a parte “chata” das empresas, mas são eles que fundamentam os alicerces de qualquer uma, por isso para ser bem-sucedido na sua, comece a pensar em dar-lhes mais atenção.