Conta de Email no cPanel, Taxa de Entrega e Filtro de Spam – SPF, DKIM e DMARC

Introdução – Conta de Email no cPanel

Quando se trata de gerir emails profissionais, o cPanel é uma das ferramentas mais populares e eficazes. Seja para pequenas empresas ou grandes corporações, configurar uma conta de email no cPanel e garantir uma alta taxa de entrega é essencial, mas também fácil. Além disso, proteger as caixas de entrada contra spam e outras ameaças é crucial para manter a comunicação fluida e segura. Vamos aprender como fazer isso?

Leia também este artigo sobre o que precisas de fazer para garantir uma taxa elevada de entrega de emails: O Que é Spam? Como Evitar que o Email Seja Considerado Spam?. Pode clicar no link. Vai abrir noutra aba. Pode ler quando for mais oportuno.

1. Como Configurar uma Conta de Email no cPanel

Aceder ao cPanel

Primeiro, precisas de aceder ao cPanel do teu alojamento web. Normalmente, podes fazer isso ao adicionar “/cpanel” ao fim do teu domínio (por exemplo, www.oteudominio.com/cpanel) ou através do link fornecido pelo teu fornecedor de alojamento web. Se nunca fizeste isso antes, pode parecer um pouco intimidante, mas não te preocupes, é bastante direto.

Criando uma Nova Conta de Email

Vamos ao passo a passo para criar a tua conta de email:

Passo a Passo:

1. Login no cPanel: Introduz o teu nome de utilizador e senha fornecidos pelo teu alojamento.
2. Navegar até à secção de Email: No painel principal do cPanel, procura a secção “Email” e clica em “Contas de Email“. Normalmente, vais encontrar isso facilmente, pois é uma das funcionalidades mais utilizadas.
3. Adicionar Nova Conta: Clica no botão “Create” ou “Adicionar Email“. Aqui vais iniciar a criação da tua nova conta de email.
4. Preencher Informações: Introduz o endereço de email desejado, por exemplo, “info@oteudominio.com”, e escolhe o domínio se tiveres mais de um associado à tua conta.
5. Definir Senha: Cria uma password forte para a nova conta. Certifica-te de que é segura para evitar acessos indesejados.
6. Configurações Avançadas (Opcional): Se precisares, podes definir quotas de espaço para a caixa de email ou outras preferências específicas.
7. Criar Conta: Clica no botão “Create Account” para finalizar o processo. E pronto! A tua nova conta de email está pronta para ser usada.

Configurar Clientes de Email (Outlook, Thunderbird, etc.)

Depois de criares a conta, o próximo passo é configurá-la no teu cliente de email preferido. Aqui está como podes fazer isso:

Obter Configurações de Email: No cPanel, na secção “Email”, encontrarás as configurações de email específicas para diferentes clientes. Estas configurações incluem os servidores de entrada e saída (IMAP/POP3 e SMTP), e as respetivas portas.

Abrir o Cliente de Email: Abre o Outlook, Thunderbird, ou qualquer outro cliente de email que uses. Estes programas são bastante intuitivos e facilitam a adição de novas contas.

Adicionar Nova Conta: Dentro do cliente de email, navega até às configurações de contas e escolhe a opção para adicionar uma nova conta de email.

Introduzir Configurações: Introduz o teu endereço de email e a password que definiste no cPanel, seguido das configurações de servidor de entrada e saída fornecidas pelo cPanel.

Concluir a Configuração: Segue as instruções no cliente de email até a conclusão. Se tudo estiver correto, a tua conta de email estará pronta para enviar e receber emails.

2. Melhorar a Taxa de Entrega de Emails

O que é Taxa de Entrega?

A taxa de entrega refere-se à percentagem de emails que chegam efetivamente à caixa de entrada do destinatário, em vez de serem desviados para pastas de spam ou rejeitados pelos servidores de email. Uma alta taxa de entrega é crucial para garantir que as tuas comunicações não sejam perdidas ou ignoradas.

Importância de Configurar os Registos de DNS – SPF, DKIM e DMARC

Para garantir que os teus emails cheguem aos destinatários, precisas de configurar corretamente os registos de DNS: SPF, DKIM e DMARC. Estes três elementos ajudam a autenticar os emails, reduzindo a probabilidade de serem marcados como spam.

SPF (Sender Policy Framework): Este protocolo permite que o proprietário de um domínio especifique quais servidores estão autorizados a enviar emails em seu nome. Isso ajuda a prevenir que spammers enviem emails falsificados do teu domínio.

DKIM (DomainKeys Identified Mail): Este protocolo adiciona uma assinatura digital aos emails que permite ao destinatário verificar se um email foi realmente enviado e autorizado pelo proprietário do domínio. Isso aumenta a confiança na autenticidade do email.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Este protocolo usa as informações de SPF e DKIM para definir políticas sobre como lidar com emails não autenticados (por exemplo, rejeitar ou marcar como spam) e fornece relatórios sobre a atividade de email do teu domínio.

Configurados estes três elementos no cPanel, consegues melhorar significativamente a taxa de entrega dos teus emails, garantindo que as tuas mensagens cheguem ao destino de forma segura e eficaz.

3. Configurar Registros SPF no cPanel

O que é o SPF?

O SPF, ou Sender Policy Framework, é uma ferramenta essencial para a autenticação de emails. Imagina o SPF como uma lista VIP para o teu domínio de email, onde só os servidores que tu autorizas podem enviar emails em teu nome. Isto ajuda a evitar que os spammers usem o teu domínio para enviar emails fraudulentos. Ao configurar o SPF, estás a dizer aos servidores de email do mundo inteiro: “Estes são os únicos servidores que podem enviar emails como se fossem de mim.”

Como Configurar SPF no cPanel

Vamos ao passo a passo para configurar o SPF no teu cPanel:

Aceder à secção DNS: Primeiro, faz login no cPanel e vai até à secção “Email Deliverability” ou “Zone Editor“. Pode parecer complicado, mas na verdade, é bastante intuitivo. Estas secções são onde geres os registos DNS do teu domínio.

Adicionar Registo SPF: Dentro da secção escolhida, encontras a opção para adicionar um novo registo TXT. Este é o tipo de registo usado para o SPF.

Introduzir Detalhes: Agora, vais adicionar a seguinte entrada:

v=spf1 a mx ip4:IP_DO_TEU_SERVIDOR ~all

Aqui, “v=spf1” indica a versão do SPF, “a” e “mx” são mecanismos que permitem o envio de emails através dos servidores autorizados. “ip4:IP_DO_TEU_SERVIDOR” é onde colocas o endereço IP do teu servidor de email. Substitui “IP_DO_TEU_SERVIDOR” pelo IP correto. O “~all” no final indica que qualquer servidor não listado deve ser considerado “soft fail”, ou seja, não deve enviar emails em teu nome.

Se estiveres a usar um servidor de alojamento partilhado, normalmente, o SPF já está configurado pelo teu provedor de serviços. Contudo, é sempre bom verificar se está tudo em ordem.

Verificar a Configuração SPF

Para garantir que configuraste o SPF corretamente, podes usar ferramentas online como o “MXToolbox“. Estas ferramentas verificam o teu registo SPF e garantem que está ativo e a funcionar como esperado. Basta introduzir o teu domínio e seguir as instruções para verificar.

4. Configurar Registros DKIM no cPanel

O que é o DKIM?

O DKIM, ou DomainKeys Identified Mail, é como um selo de autenticidade nos teus emails. Pensa no DKIM como uma assinatura digital que é adicionada aos emails que envias. Esta assinatura permite ao destinatário verificar se o email foi realmente enviado pelo proprietário do domínio e que não foi alterado durante o trânsito. Essencialmente, o DKIM adiciona uma camada extra de segurança, tornando mais difícil para os spammers falsificarem emails do teu domínio.

Como Configurar DKIM no cPanel

Vamos configurar o DKIM no teu cPanel:

Aceder à secção de Email: Primeiro, faz login no cPanel e navega até “Email Deliverability” ou “Authentication“. Estas secções tratam de todas as configurações relacionadas à entrega e autenticação de emails.

Ativar DKIM: Dentro da secção escolhida, deverás ver uma opção para ativar o DKIM. Basta clicar em “Enable” para ativar o DKIM para o teu domínio. O cPanel faz todo o trabalho pesado por ti, gerando automaticamente a assinatura DKIM e adicionando-a aos teus DNS.

Verificar DKIM: Após ativar, o cPanel adiciona automaticamente o registo DKIM aos teus DNS. Isso garante que todos os emails enviados pelo teu domínio sejam assinados digitalmente.

Tal como o SPF, se estiveres a usar um servidor de alojamento partilhado, é provável que o DKIM já esteja configurado. No entanto, nunca é demais verificar.

Verificar a Configuração DKIM

Para garantir que a assinatura DKIM está a funcionar corretamente, podes usar ferramentas como o “DKIMValidator”. Estas ferramentas permitem-te enviar um email de teste e verificar se a assinatura DKIM está presente e válida. Isso ajuda-te a garantir que os teus emails têm a autenticação necessária para serem entregues na caixa de entrada dos destinatários e não na pasta de spam.

5. Configurar Registros DMARC no cPanel

O que é o DMARC?

O DMARC, ou Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance, é uma camada extra de segurança que protege o teu domínio contra abusos como phishing e spam. Pensa no DMARC como uma polícia rodoviária para os teus emails: ele verifica se os emails enviados em teu nome estão realmente autorizados e sinaliza qualquer coisa suspeita. Isto não só aumenta a confiança na entrega dos teus emails como também ajuda a proteger a reputação do teu domínio.

Como Configurar DMARC no cPanel

Vamos ver como podes configurar o DMARC no cPanel:

Aceder à secção DNS: Primeiro, faz login no cPanel e vai até à secção “Email Deliverability” ou “Zone Editor“. Estas são as áreas onde podes gerir as definições DNS do teu domínio.

Adicionar Registo DMARC: Dentro da secção apropriada, encontra a opção para adicionar um novo registo TXT.

Introduzir Detalhes: Adiciona a seguinte entrada:

_dmarc.oteudominio.com. IN TXT "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:reports@oteudominio.com"

Aqui, “v=DMARC1” indica a versão do DMARC, “p=none” define a política de ação (neste caso, nenhuma ação específica será tomada, apenas relatórios serão gerados), e “rua=mailto:reports@oteudominio.com” é o endereço de email onde queres receber os relatórios DMARC. Substitui “oteudominio.com” pelo teu domínio e “reports@oteudominio.com” pelo teu endereço de email para relatórios.

Se contratares um dos nossos planos de alojamento web, podes simplesmente abrir um pedido de suporte e a nossa equipa configurará o registo DMARC para ti. Indica apenas a conta de email que queres associar ao registo DMARC. Não hesites em fazer todas as perguntas que tiveres para entender melhor as vantagens de ter um registo DMARC configurado.

Verificar a Configuração DMARC

Para garantir que o teu registo DMARC está configurado corretamente, usa ferramentas como o “MXToolbox”. Estas ferramentas verificam a configuração do DMARC e ajudam-te a monitorizar os relatórios recebidos. Assim, podes ter a certeza de que os teus emails estão protegidos e que qualquer atividade suspeita será reportada.

6. Filtros de Spam no cPanel

Visão Geral sobre Filtros de Spam

Manter a tua caixa de entrada limpa e organizada é crucial para uma comunicação eficiente. Os filtros de spam ajudam a bloquear emails indesejados, evitando que perturbem o teu dia-a-dia. Com filtros de spam configurados corretamente, só recebes os emails que realmente importam, enquanto os indesejados vão diretamente para a pasta de spam ou são eliminados.

Como Configurar o SpamAssassin no cPanel

Ativar e Configurar o SpamAssassin

Vamos configurar o SpamAssassin, um filtro de spam robusto e eficaz:

Aceder à secção de Email: No cPanel, navega até “Spam Filters” ou “Apache SpamAssassin“.

Ativar SpamAssassin: Clica em “Enable Apache SpamAssassin” para ativar o filtro.

Ajustar Sensibilidade: Define a pontuação de sensibilidade. Quanto menor for a pontuação, mais rigoroso será o filtro. A sensibilidade padrão é 5, mas podes ajustá-la conforme necessário para aumentar ou diminuir o rigor.

Ajustar a Sensibilidade e Listas Branca/Negra

Configurar Sensibilidade: Podes ajustar a sensibilidade conforme a tua necessidade. Se estás a receber muitos spams, podes diminuir a pontuação para aumentar a rigidez do filtro.

Listas Branca/Negra: Adiciona emails ou domínios à lista branca para garantir que sempre são permitidos, ou à lista negra para garantir que sempre são bloqueados. Isso ajuda a personalizar ainda mais a filtragem do spam.

Criar Filtros Personalizados de Spam

Para uma filtragem mais detalhada, podes criar filtros personalizados:

Aceder à secção de Filtros de Email: No cPanel, vai até “Email Filters”.

Adicionar Novo Filtro: Cria filtros com base em critérios como o assunto do email, o remetente ou o conteúdo do email.

Definir Ação: Escolhe a ação que desejas para cada filtro, como excluir o email, movê-lo para uma pasta específica, etc.

Testar e Monitorar a Efetividade dos Filtros

Para garantir que os filtros estão a funcionar corretamente, envia emails de teste e monitoriza a pasta de spam. Verifica regularmente para te certificares de que apenas os emails indesejados estão a ser filtrados. Ajusta os filtros conforme necessário para manter a eficiência.

7. Melhores Práticas para Manter Alta Taxa de Entrega e Reduzir Spam

Manter uma alta taxa de entrega e reduzir o spam é essencial para garantir que os teus emails cheguem aos destinatários e sejam lidos. Aqui vão algumas dicas para te ajudar:

Manutenção Regular dos Registos SPF, DKIM e DMARC

A primeira coisa a fazer é certificar-te de que os teus registos SPF, DKIM e DMARC estão sempre atualizados. Estes registos são fundamentais para a autenticidade dos teus emails. Por isso, deves verificar regularmente se estão configurados corretamente.

• SPF (Sender Policy Framework): Verifica se todos os servidores que enviam emails em nome do teu domínio estão listados.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Certifica-te de que as chaves DKIM estão atualizadas e a funcionar corretamente.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Revisa as políticas e ajusta-as conforme necessário, para garantir que qualquer email não autorizado seja tratado adequadamente.

Faz uma revisão periódica, talvez mensalmente, para garantir que não há alterações inesperadas ou problemas nos teus registos DNS.

Monitoramento de Relatórios de Entrega e Spam

Usar ferramentas de monitoramento é crucial para manteres um olho atento nos teus emails. Estas ferramentas fornecem relatórios detalhados sobre a entrega e eventuais problemas de spam.

• Relatórios DMARC: Verifica os relatórios DMARC para identificar qualquer problema com a autenticação dos teus emails.
• Relatórios de Entrega: Monitora a taxa de entrega dos teus emails e faz ajustes conforme necessário para melhorar a entrega.

Ao monitorizar estes relatórios, podes identificar e corrigir problemas rapidamente, antes que eles afetem a entrega dos teus emails.

8. Boas Práticas de Envio de Email

Enviar emails de forma eficaz envolve não só a configuração técnica, mas também práticas de envio adequadas. Aqui estão algumas dicas para te ajudar:

Frequência e Relevância

Evita bombardear os teus destinatários com muitos emails num curto espaço de tempo. Isso pode levar ao cansaço e a um aumento nas denúncias de spam. Em vez disso, foca-te em enviar emails relevantes e no momento certo.

• Frequência: Define uma cadência de envio que faça sentido para o teu público. Não envies emails com muita frequência.
• Relevância: Assegura-te de que os conteúdos são relevantes e de interesse para os teus destinatários. Personaliza as mensagens sempre que possível.

Conteúdo e Design

O conteúdo e o design dos teus emails também desempenham um papel importante na entrega e na taxa de abertura.

• Conteúdo Claro: Mantém o conteúdo dos teus emails claro e conciso. Evita jargões e mensagens demasiado complexas.
• Design Responsivo: Certifica-te de que os teus emails são responsivos, ou seja, que se adaptam bem a dispositivos móveis. Muitos utilizadores leem emails no telemóvel, por isso, um design que não funciona bem em ecrãs pequenos pode ser prejudicial.
• Evitar Palavras de Spam: Evita usar palavras e formatações que possam ser consideradas como spam, tais como “grátis”, “promoção”, “urgente”, em excesso.

Educando Utilizadores Finais

Por fim, é importante educar os teus utilizadores sobre como identificar emails legítimos e como configurar as suas próprias listas branca/negra.

• Identificação de Emails Legítimos: Ensina os teus utilizadores a reconhecer emails legítimos dos teus domínios. Isso pode incluir instruções sobre como verificar o remetente, os cabeçalhos dos emails e o conteúdo.
• Listas Branca/Negra: Instrui-os sobre como adicionar os teus endereços de email à lista branca, para garantir que recebem sempre os teus emails importantes. Também podes orientá-los sobre como configurar listas negras para evitar spam.

Seguindo estas práticas, vais melhorar significativamente a entrega dos teus emails e reduzir as chances de serem marcados como spam. Além disso, vais criar uma experiência de email melhor e mais segura para os teus utilizadores.