Como fazer uma to do list perfeita

Aprenda como fazer uma to do list perfeita

Definir objetivos é importante para escalar o seu negócio ou pelo menos para melhorar a sua produtividade, mas uma coisa é definir objetivos e outra coisa diferente é… atingi-los! Podemos ajudar? É que gostávamos de mostrar-lhe como fazer uma to do list capaz de aumentar as hipóteses de cumprir com todas as tarefas diárias.

É alérgico a agendas? Não tem paciência para anotar os seus compromissos naquelas folhinhas todas catitas que dividem as horas do dia em linhas curtas onde só por milagre consegue colocar todos os seus afazeres? Sem problema! Com a leitura deste artigo sobre como fazer uma to do list, vai começar a anotar as suas tarefas onde bem quiser (uma folha de rascunho serve) e como quiser (pode gatafunhar à-vontade).

Efetivamente a lista de tarefas ou to do list é a forma eficaz para aumentar a sua produtividade pessoal e profissional. E sabe porquê? Porque o obriga a escrever, a selecionar tarefas prioritárias e a definir timings de execução para cada item, de modo a não se esquecer de nada e de modo a conseguir cumprir com tudo o que tinha planeado. A tempo e horas! É verdade, e este método de uma simplicidade assustadora (escrever 6 coisas num papelinho com a indicação dos minutos à frente é quanto basta), é particularmente recomendado para si que está assoberbado com coisas para fazer, nomeadamente responsabilidades profissionais. Aceita o desafio? Ótimo! Então arranje uma folha, por favor, pegue numa caneta e comece a sua primeira to do list, anotando o que tem de fazer amanhã (ou se preferir durante a próxima semana), de acordo com os passos para fazer uma to do list que vamos apresentar de seguida:

1. Como fazer uma to do list | Escolha meia dúzia de tarefas

Independentemente de preferir fazer uma to do list diária ou semanal, deve limitar as tarefas que tem de executar. Além de ser mais viável o cumprimento de poucos itens do que o cumprimento de muitos, esta seleção ajuda-o a cumprir com os objetivos da to do list, sem cair na tentação de procrastinar.

Sugestão: Selecione apenas as 6 tarefas mais importantes do dia.

2. Como fazer uma to do list | Priorize as tarefas

Agora que escolheu as tarefas que vai colocar na sua to do list, deve priorizá-las por ordem de importância/urgência: tudo o que precisa de entregar nesse dia em primeiro lugar e depois as tarefas menos revelantes ou com prazos mais alargados.

Sugestão: Marque as tarefas mais importantes com a letra A; com a letra B as tarefas que não precisam, obrigatoriamente, de ser entregues nesse dia; com a letra C as tarefas que até pode delegar nos seus colegas e finalmente, com a letra E, as tarefas que, bem vistas as coisas, pode eliminar da lista.

3. Como fazer uma to do list | Divida algumas tarefas em etapas

Algumas tarefas realizam-se num ápice (como encomendar tinteiros), mas outras requerer algum tempo para serem concluídas (como a elaboração de um relatório de contas) e é por isso que as deve dividir em partes ou etapas. Assim, a sensação de produtividade vai aumentar e trazer o estímulo de que necessita para continuar a cumprir com o planeado.

Sugestão: O ideal é dividir as tarefas que exigem mais tempo em etapas e distribuir essas etapas por várias to do list. Por exemplo, dedicar 2 horas por dia durante uma semana ao tal relatório de contas.

4. Como fazer uma to do list | Defina timings para as tarefas

Todas as tarefas da sua to do list (ou quase todas) devem estar organizadas com tempos para não se perder no meio de tantas responsabilidades. Nesse sentido, deve definir para cada uma das atividades urgentes e menos urgentes, um prazo de conclusão realista, e o mesmo para cada parte de projeto.

Dividir o seu dia por tempos trás grandes benefícios psicológicos, porque o facto de não conseguir concluir uma atividade acarreta expetativa e causa ansiedade e stress. Mas quando não conclui a tarefa, mas conclui a parte dessa tarefa que tinha previsto para esse dia ou para essa semana, o resultado é diferente: sente-se aliviado!

Sugestão: Use o método Pomodoro, uma técnica de gestão de tempo que determina cerca de 25 minutos de concentração extrema numa tarefa, intercalados com um período de 5 minutos de descanso, antes de começar a fazer outra coisa.

Se anda nervoso, clique aqui e tome nota dos 10 passos para controlar o stress no trabalho.

5. Como fazer uma to do list | Inclua atividades prazerosas

Até aqui temos falado de trabalho. E trabalho e também de trabalho, porque o nosso objetivo com este artigo é ajudá-lo a aumentar a produtividade profissional através de uma to do list. Mas isso não significa que não possa incluir uma atividade de lazer. Na verdade, deve mesmo fazê-lo porque há mais probabilidade de cumprir com todos os seus objetivos diários e/ou semanais se tiver um momento de pura distração e divertimento agendado na lista.

Sugestão: Coloque na sua lista de tarefas, um almoço com amigos, uma caminhada ao final da tarde, uma ida ao ginásio ou um cinema à noite. Isso é bom para a sua saúde física e mental, e também é bom para aumentar o seu rendimento profissional. Boas energias estimulam comportamentos de sucesso!

6. Como fazer uma to do list | Consulte a to do list

E agora que tem a sua to do list pronta… vai colocá-la na gaveta ou, pior, esquecer-se dela em casa? Nada disso! Não basta criar uma do to list com método, é preciso consultá-la ao longo do dia para verificar se está a cumprir com o estipulado e, claro, para ir riscando itens, conforme sejam concluídos.

Sugestão: Consulte a sua to do list logo no início do dia de trabalho e depois, volte a fazê-lo sempre que conclui uma tarefa ou parte de uma tarefa. A probabilidade de chegar ao fim do dia com todos os itens eliminados, será bem maior!

E agora que sabe como fazer uma to do list perfeita, aproveite o embalo e conheça as metas para 2020 que deve definir e incluir nas suas listas para aumentar os resultados empresariais.