Pro quê? Procrastinar! Se nunca prestou atenção a este termo, está na hora de perceber o que é e como o pode contrariar para se tornar numa pessoa mais responsável e produtiva.
Todos temos tendência para procrastinar, mas só alguns o fazem de forma sistemática tornando este pequeno defeito num hábito capaz de levar à negligência. Continue a ler para saber o que significa procrastinar, descobrir se sofre deste mal e, em caso afirmativo, conhecer as dicas para se livrar dele de uma vez por todas!
O que é procrastinar?
Genericamente, procrastinar é o ato de adiar o cumprimento de uma tarefa.
Aquela chamada telefónica para um cliente complicado, o relatório de contas, o preenchimento do IRS… são exemplos de tarefas em que é comum procrastinar, ou seja, adiar e só cumprir o previsto com alguma demora.
É verdade que a procrastinação é um comportamento normal (afinal quem nunca deixou a loiça por lavar?). É verdade que, a dado momento, qualquer pessoa sente vontade de pôr de lado uma atividade menos interessante ou mais difícil. Mas também é verdade que há quem o faça sistematicamente, deixando para amanhã o que pode fazer hoje e permitindo que vida pessoal e profissional entre num ciclo vicioso que não pode dar bom resultado. E isso porque se há de facto tarefas pouco importantes que pode adiar para não atrapalhar o dia de trabalho (arquivar alguns documento, por exemplo), outras tarefas são urgentes e extremamente importantes e se não forem cumpridas a tempo e horas podem ter um impacto negativo na sua vida e/ou no seu negócio. Em ambos os casos, o perigo é subestimar o grau de complexidade de uma tarefa e permitir que a procrastinação passe de um ato pontual a um hábito. E independentemente do grau de importância da tarefa, o que não faz hoje, acumula com o que tem de fazer amanhã e já enceta o novo dia com pendentes, e assim sucessivamente rumo a um inevitável resultado de baixa qualidade! E atenção porque além de comprometer a qualidade do seu trabalho, pode acabar por deixar de cumprir com as obrigações, tornando-se irresponsável e negligente. Por isso, se já percebeu que é um procrastinador, descubra as causas do problema e as formas de parar de procrastinar e começar a ser mais produtivo.
E por falar em produtividade, leia também o nosso artigo “A produtividade começa pela organização (e continua com a descontração)”.p>
Porque é que procrastina?
Há vários motivos que o podem levar a procrastinar, mas os mais comuns são:
- Tarefas de longo prazo, ou seja, que têm muito tempo para serem concluídas. Aqui, a sua reação é adiar e adiar e adiar até chegar à dead line, não é verdade?
- Tarefas difíceis de cumprir porque exigem um grande grau de conhecimento ou responsabilidade. Aqui, a sua reação é aguardar por um momento em que se consigam reunir – por milagre! – todas as condições necessárias à concretização dessa tarefa, certo? Ao estilo de “Dia de S. Nunca à tarde”.
- Tarefas que não são realizadas atempadamente por preguiça. Aqui, a sua reação é adiar simplesmente porque não tem vontade de fazer algo. E se a preguiça for muita e constante, corre o risco de adiar sistematicamente!
Pois bem, estes são apenas 3 exemplos de procrastinação que a maioria dos procrastinadores admite fazer (neste caso, não fazer), mas existem outros fatores que o podem levar a adiar tarefas, relacionados com questões emocionais e fisiológicas, como: pura distração, distúrbios mentais, ansiedade, problemas de autoestima, comportamentos autodestrutivos.
Como deixar de procrastinar?
Para deixar de procrastinar deve comprometer-se com essa mudança de comportamento, seguindo a lista de dicas que vamos apresentar de seguida.
Não se culpabilize
Tomou consciência de que é um procrastinador? Ótimo, isso é tudo o que precisa para alterar o seu comportamento, por isso nada de se culpar porque quanto mais se culpa, mas se enerva e mais se cansa, e o stress e a frustração podem impedi-lo de tomar medidas para deixar de procrastinar.
Identifique os seus motivos
Quais os motivos que o levam a procrastinar? Perceba que tipo de tarefa costuma adiar e porquê, dessa forma será mais fácil descobrir a melhor maneira de deixar de procrastinar.
Faça uma coisa de cada vez
Tem tendência a fazer várias coisas ao mesmo tempo? Esse é um erro que nunca deu bons resultados a ninguém, muito menos a procrastinadores como você. Se tentar desenvolver várias tarefas em simultâneo, acaba por não concluir nenhuma. Logo, a ideia é começar a fazer uma coisa de cada vez, sim?
Defina prioridades
E para começar a fazer uma coisa de cada vez, tem de definir prioridades, ou seja, classificar por ordem de importância o que tem de fazer: do mais urgente e importante ao menos urgente e importante, e começar pelo que está no topo da lista, obviamente. E lembre-se de pegar nas atividades prioritárias logo pela manhã, pois está provado cientificamente que a energia, empenho e concentração diminuem ao longo do dia conforme se vai sentindo mais cansado.
Clique aqui para saber como definir prioridades e lidar com distrações.
Divida tarefas
Uma forma simples, mas eficaz para deixar de procrastinar é dividir as tarefas em pequenas partes porque por vezes o facto de saber que tem de fazer uma coisa aborrecida durante horas a fio, é quanto basta para não fazer absolutamente nada. A solução é fazer aos poucos, começando pelos aspetos mais fáceis e simples da tarefa até chegar aos mais complicados.
Divida o tempo
Assim como dividir as tarefas em blocos mais pequenos, também a divisão do tempo em horas (por exemplo) é benéfica para quem quer deixar de procrastinar porque permite definir um timing para realizar determinada tarefa (ou parte dela) e manter o foco e a disciplina.
Use uma agenda
Usa uma agenda ou guarda tudo na cabeça? O facto de não programar o seu dia por escrito pode ajudar a procrastinar, sabia? Por isso, uma solução simples para largar esse hábito de adiar tarefas é pegar numa agenda e planear o seu dia – ou a sua semana – de forma clara e priorizando tarefas por grau de relevância e com um espaço temporal para serem concluídas.
Peça ajuda
Muitas vezes, procrastina simplesmente porque está assoberbado com tarefas, algumas das quais podem ser delegadas a colegas, outras desenvolvidas de forma mais célere se pedir ajuda. Aliás, os colegas, amigos e familiares são e serão sempre uma parcela importante neste seu processo de parar de adiar tarefas, e é a eles que deve recorrer quando não encontrar forçar para parar de procrastinar.
Resista a estímulos externos
Será que precisa de espreitar o Facebook constantemente? Ler as notícias em horário de expediente? Deitar conversa fora durante todo o dia? O facto de não resistir a estímulos externos, precisamente porque já tem dificuldade em manter a concentração, pode contribuir muito para o adiamento de tarefas. Assim, cabe-lhe a si eliminar todas as distrações do seu local de trabalho, especialmente o seu telemóvel (basta colocá-lo audível, mas longe do alcance da mão para conseguir ver resultados ao final de algum tempo).
Agora sim, já sabe como controlar as suas tarefas pendentes para evitar que a procrastinação passe de um mal menor a um hábito com consequências bastante negativas. Siga as nossas dicas para aumentar a produtividade no local de trabalho e melhorar as suas relações interpessoais.
