Em qualquer trabalho, seja ele desempenhado numa empresa ou de forma mais pessoal, torna-se quase inevitável pedir conselhos a quem já tenha desenvolvido tarefas similares e/ou tenha experiência na área. Muitas vezes, quando o negócio é inovador ou muito específico torna-se difícil chegar às pessoas que nos podem ajudar a conhecer as particularidades e características que necessitamos saber.
É exatamente neste ponto que entra a necessidade de uma pesquisa mais fundamentada, e sobre a qual assenta toda a base de uma empresa e que é normalmente designada por pesquisa bibliográfica.
Por outro lado e a par dela, as empresas dependem em grande parte de outro tipo de pesquisa – a pesquisa documental.
A pesquisa documental é a pesquisa realizada através de fontes como tabelas estatísticas, cartas, pareceres, fotografias, atas, relatórios, notas, diários, projetos de lei, ofícios, discursos, mapas, testamentos, inventários, informativos, depoimentos orais e escritos, certidões, correspondência pessoal ou comercial, documentos informativos arquivados em repartições públicas, associações, igrejas, hospitais, sindicatos. Em resumo, a pesquisa documental assenta em praticamente todos os documentos que possam ser estudados e através deles se possa obter informação significativa e/ou serem apresentados como evidência.
Atualmente, e devido à necessidade de documentar todos os sistemas e procedimentos nas empresas, a pesquisa documental destaca-se como uma necessidade premente em termos de qualificação dos colaboradores. Um colaborador que saiba gerir arquivos, documentos, e expor evidências de forma a justificar as necessidades da empresa, mostra-se uma mais-valia para o negócio.
Um exemplo muito prático da necessidade de existirem profissionais com competências deste tipo é refletido aquando da realização de auditorias aos sistemas onde a necessidade de mostrar aos auditores que o sistema que existe está organizado, e que existem procedimentos e metodologias a serem corretamente aplicadas, é de grande importância, sobretudo quando se fala da obtenção de algum tipo de certificação.
A gestão e pesquisa documental, tal como todos os procedimentos, encerra em si uma metodologia que varia de empresa para empresa. Todavia, os pontos em comum são sempre:
- Identificação e levantamento da ocorrência;
- Identificação da necessidade de justificação da ocorrência;
- Identificação de todos os documentos relacionados com a ocorrência identificada;
- Análise dos documentos relacionados com a ocorrência identificada;
- Síntese dos documentos essenciais;
- Arquivo e identificação dos documentos para futura consulta;
- Listagem e identificação das evidências presentes nos documentos;
- Identificação das constatações justificadas pelas evidências e elaboração do relatório final;
É importante ter ainda em consideração que todos os documentos utilizados como evidência devem ser analisados de forma crítica, isto é, deve proceder-se sempre à leitura analítica dos documentos.
A leitura analítica é em si uma metodologia e consiste em três passos essenciais:
- Análise dos procedimentos de senso comum – validar os documentos através da confirmação de que os documentos não possuem informações do foro pessoal que poderão invalidar o documento aquando da sua apresentação como evidência.
- Identificação do contexto – identificar se o contexto de apresentação de evidências é do foro legal, processual, interno, externo ou outro, pois dele dependerá o tipo de documentos a apresentar como evidência.
- Produção de informação adequada – elaborar o relatório de constatações e evidências consoante o contexto identificado. O relatório tanto pode ser em formato de checklist (caso seja um contexto mais informal e mais breve), como terá que ser elaborado de forma consistente, complexa e segmentada no caso de um relatório de auditoria.
Por fim, é importante não esquecer que é necessário analisar a qualidade de evidências num documento, para que todo o processo de pesquisa documental seja corretamente conduzido.
Neste sentido, para que um documento possa ser considerado válido em termos de evidências é importante que este seja:
Autêntico – é imprescindível analisar de imediato se o documento que se pretende apresentar como evidência é ou não autêntico, sendo para isso necessário atentar a erros óbvios existentes, inconsistências nas assinaturas e identificação da origem do documento;
Conciso – o documento deve ser o mais prático e direto possível, a fim de evitar segundas interpretações por parte dos leitores;
Credível – o documento deve apresentar evidências sinceras e não distorcidas, como é o caso de datas de acontecimentos. Documentos com datas rasuradas ou muito discrepantes quando analisadas com documentos produzidos anteriormente devem ser descartados, isto é, não devem ser considerados para apresentação de evidências;
Representativo – o documento deve ser sempre espelho dos interesses de quem o produziu. Se uma determinada entidade produz documentos através de uma linha de Templates e o documento a considerar não se encontra nesses moldes, torna-se necessário averiguar qual a razão e em caso de suspeita da conformidade do documento não utilizar como evidência.
Informativo – o documento deve possuir toda a informação necessária à justificação aquando da identificação de determinadas situações.
Em suma, a pesquisa documental permite a gestão de um manancial de dados que auxilia qualquer organização na justificação de constatações identificadas, pelo que se torna cada vez mais importante possuir colaboradores especializados na área, que possam não só desempenhar o seu papel, como ajudar a formar novos colaboradores no sentido de que a empresa possa garantir a existência de uma metodologia sólida no âmbito dos seus planos de gestão.
