Vivemos – pelo menos na Europa – a maior experiência de trabalho remoto de sempre, com várias pessoas a procurarem por ferramentas para teletrabalho que lhes permitam continuar a desenvolver de forma atempada e produtiva, as suas funções durante o combate à Covid-19.
De plataformas para videoconferências a ferramentas de gestão de projetos, passando por serviços de mensagens instantâneas, armazenagem de informação e até aplicativos para evitar distrações… há um pouco de tudo no universo das ferramentas para teletrabalho! Ferramentas que são hoje, mais do que nunca, necessárias para continuar a operar.
De facto, e obedecendo às medidas decretadas pelo governo para conter a Covid-19, os portugueses estão a tentar ficar o máximo de tempo possível em casa em quarentena, para evitar a transmissão do novo Coronavírus, mas ao mesmo tempo estão a tentar continuar a ser produtivos através do teletrabalho. A única forma, em muitas empresas, de continuar a laborar sem expor os colaboradores ao risco de contágio! Porém, na falta de uma cultura de trabalho à distância, os portugueses – tal como milhares de pessoas em todo o mundo – têm procurado por sugestões de ferramentas para teletrabalho no Google, sendo que de acordo com dados deste motor de busca, o tema home office atingiu na primeira semana de março um aumento de 34% nas pesquisas em todo o mundo! E a expressão work from home registou na mesma semana o maior número de pesquisas dos últimos três meses. E é por isso que acreditamos que também você desse lado esteja a pesquisar por ferramentas para teletrabalho que o possam a ajudar a manter a produtividade. Acertámos? Excelente, pois temos várias sugestões, disponíveis online para Android, iOS, OSX e Windows, e todas com versões gratuitas!
Trabalhar a partir de casa sem ver ninguém? Nada disso! Com o Skype pode fazer videoconferências e reunir com os seus colegas sempre que houver necessidade ou simplesmente sempre que sentir vontade de os rever. Além de videoconferências (onde até pode partilhar o ecrã), o Skype permite o envio de mensagens de texto, reuniões em áudio e até chamadas internacionais com tarifas mais acessíveis, entre outros recursos. Tudo de uma forma bastante fácil e intuitiva, disponível tanto para smartphones como para desktops, televisores e consolas de jogos.
Outra ferramenta de videoconferência com grande reputação no mercado é o Zoom. Possibilita reuniões até 100 participantes na versão gratuita e ainda permite gravações para partilha com colegas que não puderam estra presentes, por exemplo.
Ferramentas para teletrabalho | Hangouts Meet para aproveitar recursos premium grátis durante a pandemia
Outra ferramenta para videoconferência, o Hangouts da Google, está neste período de quarentena com os recursos das versões pagas disponibilizados gratuitamente a trabalhadores que precisam de partilhar arquivos e efetuar reuniões por vídeo.
O Trello ajuda na organização e monitorização de tarefas e gestão de projetos através de cartões tipo lembretes (muito apelativos visualmente) onde pode colocar várias informações pertinentes. Este recurso é particularmente interessante para quem está a trabalhar a partir de casa porque permite o acesso e o controlo do andamento de projetos a partir de qualquer browser.
A Asana é outra aplicação de gestão de projetos que permite a criação de relatórios muito completos sobre todas as tarefas da sua empresa (nomeadamente as prioridades e prazos de entrega), facilitando o trabalho remoto e a interação de equipas.
O Slack é um dos melhores amigos das equipas que trabalham à distância. Sabe porquê? Porque centraliza toda a comunicação sobre um projeto, gerando mensagens instantâneas e dispensando outros canais como email e telefone. É uma espécie de chat exclusivo para assuntos de trabalho: reúne equipas, organiza as tarefas, otimiza-as, partilha-as e ainda integra com outras ferramentas de teletrabalho como Trello e Google Drive. Mas aqui mensagens de amigos e familiares não entram, pelo que fica mais fácil manter a produtividade durante a quarentena.
Com versão livre para um máximo de 300 utilizadores – e agora durante o surto com uso gratuito durante 6 meses – a ferramenta Teams da Microsoft pode ser uma grande aliada em tempo de teletrabalho forçado. E isso porque lhe permite comunicar através de mensagens instantâneas com diferentes equipas (incluindo videochamada) e ao mesmo tempo colaborar na edição de ficheiros de diferentes projetos em Word, PowerPoint ou Excel.
Uma das ferramentas da Google mais usadas em teletrabalho é o Google Drive e já vai perceber porquê! Trata-se de um serviço de armazenamento na cloud (ou na nuvem) que permite que os seus documentos sejam salvos e partilhados em segurança com outros utilizadores, sejam textos, fotografias, vídeos ou até músicas. Esta ferramenta permite-lhe dispensar discos externos e pen drives e integra com outras ferramentas Google como Google Docs, Google Fotos e Google Forms.
Ferramentas para teletrabalho | Dropbox e OneDrive para continuar nas nuvens…
Se preferir outras ferramentas de armazenamento na cloud pode descarregar o Dropbox ou OneDrive, o único inconveniente é que só são grátis até 2 GB e 5 GB, respetivamente.
Com os seus clientes a passarem cada vez mais tempo nas redes sociais, o Hootsuit é bem capaz de ser útil durante esta quarentena. Trata-se de uma plataforma para gestão de redes sociais que permite agendar publicações para o Facebook, Instagram e Twitter de forma rápida e simples.
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Como assinar documentos se está fechado em casa de quarentena? Simples! Basta fazer download do Clicksign, um programa de gestão e assinatura de documentos com validade jurídica.
Se precisa de controlar as horas de trabalho agora que está a trabalhar a partir de casa, sujeito a inúmeras distrações, instale o Toggl. Esta ferramenta que pode usar a partir do seu smartphone, monitoriza o tempo investido em cada projeto e ainda gera relatórios detalhados.
Enviar uma grande quantidade de documentos para um ou mais colegas durante a quarentena? Com o WeTransfer, é claro que pode! Falamos de um serviço de transmissão de arquivos através da cloud que funciona da seguinte forma: o utilizador carrega os arquivos que deseja e depois partilha-os através do WeTransfer que, por sua vez, gera um link a que qualquer pessoa pode aceder sem conta na plataforma (apenas durante alguns dias) para ver e /ou descarregar os documentos. Muito útil para quem trabalha com fotografias e documentos gráficos demasiado pesados para enviar por email. Embora na versão gratuita só seja possível o envio até 2 GB de arquivos para até 20 emails, isso é mais do que suficiente para muitas empresas em teletrabalho.
Conheça também os 5 aplicativos que podem melhorar a gestão da sua startup.
Ferramentas para teletrabalho | Serene e Forest para evitar distrações
O ideal seria não termos de avançar com esta sugestão, mas bem sabemos que o teletrabalho trás consigo inúmeras distrações que o podem impedir de manter o foco e a produtividade. Ora, as ferramentas Serene (iOs) e Forest (Android) podem ajudá-lo a evitar distrações bloqueando alguns sites temporariamente e usando os chamados estimuladores como é o caso dos relógios em contagem decrescente até ao próximo intervalo.
Com computador, ligação à Internet, motivação, saúde… e com esta lista de ferramentas para teletrabalho, tem tudo o que precisa para manter a produtividade em quarentena!
