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Gestão e Empreendedorismo

Gestão Do Fundo De Maneio Numa Micro Ou Pequena Empresa

A Insolvência Das Empresas

Uma pessoa jovem e saudável pode adoecer. Apanhar uma gripe. Ou a legionella pneumophila. Em Portugal, aconteceu um surto desta doença e assistimos impotentes e até assustados às respetivas consequências.

Uma empresa economicamente viável também pode ficar doente, com um problema financeiro temporário, mais ou menos grave. Por circunstâncias diversas, a empresa pode não ser capaz de cumprir as suas obrigações.

A empresa pode ter vendas e créditos e não ter dinheiro em caixa para pagar os ordenados dos empregados e as dívidas já vencidas aos fornecedores.

Como é que isso acontece? Há múltiplas váriáveis que condicionam o fluxo de caixa duma empresa. Por exemplo, o atraso no pagamento, ou eventual incumprimento, de créditos de clientes, cuja entrada de dinheiro era esperada e prevista na projeção de fluxo de caixa para um determinado mês.

Fluxo De Caixa, Ciclo De Caixa, Ciclo De Exploração E Fundo De Maneio

Vamos apresentar alguns conceitos relevantes e depois explorar algumas ideias para que o fundo de maneio cubra as necessidades da empresa, o financiamento da sua atividade normal, na medida certa.

O fluxo de caixa é o movimento de entrada (receitas recebidas) e saída (despesas pagas) de dinheiro na empresa, durante um periodo determinado de tempo. Esse fluxo refere-se a eventos que já aconteceram e é uma análise contabilística e financeira desse período histórico.

Os fluxos financeiros permanentes, padrões regulares de ações que se repetem de entradas e saídas de dinheiro, são usados na projeção do fluxo de caixa, que é o orçamento desse fluxo de caixa, mas com referência a um período determinado de tempo futuro.

O ciclo de caixa refere-se ao período de tempo, maior ou menor, que decorre entre o pagamento de compras a fornecedores e o recebimento de vendas dos clientes.

O ciclo de exploração é a sucessão de ações que ocorrem nesse período de tempo, ciclo de caixa, e que correspondem à atividade normal da empresa. Por exemplo, numa empresa industrial, a compra de matéria prima, o pagamento aos fornecedores, a transformação da matéria prima em produto acabado, a venda desse produto e o recebimento do preço dos clientes.

O fundo de maneio é os recursos da empresa necessários para financiar o ciclo de exploração. Se o fundo de maneiro for excessivo, haverá desperdício de recursos. Se for insuficiente, a empresa não será capaz de cumprir as suas obrigações e desenvolver normalmente a sua atividade.

O respetivo cálculo é efetuado do seguinte modo:

Reserva de Segurança de Tesouraria + crédito concedido + existências – crédito obtido de fornecedores

A Reserva de Segurança de Tesouraria é a margem de segurança de tesouraria para provisionar os riscos associados a atrasos no recebimento de receitas e na antecipação do pagamento de despesas.

Gestão De Crédito A Clientes

Uma venda apenas está fechada depois do cliente pagar o preço. É absolutamente necessário instituir procedimentos de qualidade na cobrança de créditos.

Um empreendedor não pode estar atento à faturação e esperar passivamente que a cobrança de créditos aconteça como se fosse uma lei da natureza.

  • Os termos do contrato devem ser claros e ter a forma contratual e as normas necessárias para garantir a boa cobrança dos créditos, sem prejuízo dos hábitos existentes nesse sector de atividade sobre a forma contratual.
  • É essencial analisar o risco associado ao crédito concedido a cada cliente e, tratando-se dum cliente com um histórico de pagamentos, incluir esse histórico na classificação do risco e eventual suspensão das vendas a esse cliente.
  • Os vendedores devem ter acesso à classificação de risco de crédito de cada cliente e responder por vendas efetuadas sem a devida ponderação desse risco, com penalizações nos prémios de desempenho. E, em situações recorrentes, perder a autonomia para conceder créditos a clientes.
  • As facturas devem ser emitidas com a rapidez possível, sem erros. A factura electrónica permite tornar o processo mais rápido e pode servir de pretexto para um contato prévio à data de vencimento para relembrar o cliente sobre a facturação electrónica, o vencimento do crédito e confirmar a recepção dessa factura.
  • É obrigatório que existam procedimentos de comunicação com o cliente, em caso de atraso no pagamento, para obter o pagamento da totalidade do crédito ou, em situações justificadas, o pagamento imediato duma parte do crédito e um acordo formal para o pagamento da dívida restante.
  • A persistência do atraso deve ter como efeito a alteração da comunicação com o cliente, em termos de forma, de contacto telefónico para cartas registadas com aviso de recepção, e de tom, de conciliatório para pré-contencioso.
  • Em caso de incumprimento, devem existir procedimentos de contencioso, para a cobrança coerciva dos créditos.
  • Uma empresa que venda a crédito não pode prescindir dum advogado. Uma avença mensal com um advogado pode ter um Retorno sobre Investimento significativo.

Pode ser vantajoso a oferta dum desconto para vender a pronto pagamento, recebendo de imediato o preço dos produtos ou serviços. Ou conceder crédito aos clientes, dado que a empresa pode financiar-se a taxas de juro inferiores ao valor do desconto e ganhar dinheiro com essa diferença. A decisão certa depende da situação económica e financeira de cada empresa, num determinado momento no tempo.

Uma gestão dos créditos a clientes não pode ignorar a análise comparativa da concorrência, a situação do fundo de maneio da empresa, a qualidade dos procedimentos de avaliação do risco de crédito e de cobrança de cŕedito, a rentabilidade e quota de mercado da empresa, a situação macroeconómica do país, para aumentar a qualidade das decisões.

Gestão De Dívidas A Fornecedores

Avaliamos o conceito de ciclo de caixa e percebemos que existe um intervalo de tempo entre o pagamento de compras a fornecedores e o recebimento de vendas dos clientes.

Se o fundo de maneio e a projeção do fluxo de caixa permitir o pagamento das compras a fornecedores a pronto pagamento, a empresa pode benficiar de descontos aplicáveis ao pronto pagamento, caso existam.

No caso inverso, a empresa deve tentar negociar prazos de pagamento a fornecedores mais alargados. Quando a situação macroeconómica torna o crédito bancário menos acessível e mais caro, as empresas optam por negociar prazos de pagamento a fornecedores mais alargados, pagando o preço sem desconto, optando por dívida comercial a fornecedores em detrimento de dívida financeira a bancos.

A relação com os fornecedores deve salvaguardar a rentabilidade e a reputação da empresa.

Qualquer dificuldade financeira, que implique um atraso no cumprimento duma obrigação a um fornecedor, deve ser comunicada com antecedência a esse fornecedor, com transparência e uma solução, incluindo, se possível, um pagamento parcial imediato da dívida e um pagamento faseado da dívida restante.

Em Portugal, o financiamento bancário está condicionado pela situação macroeconómica do país. Desde 2007, existem problemas de liquidez no mercado interbancário, com a consequentente diminuição da oferta de crédito bancário a empresas e critérios mais exigentes na avaliação do risco, o que limita a gestão financeira das empresas, ocorrendo uma diminuição da dívida financeira e um aumento da dívida comercial (dívida a fornecedores).

É necessário cultivar uma boa relação pessoal e institucional com o(s) banco(s), que é fornecedor da empresa. Para isso, é necessário conhecer pessoalmente as pessoas que no banco tomam decisões sobre os contratos existentes entre a empresa e o banco.

Não é má ideia conhecer a história pessoal dessas pessoas, perguntar pela família, desejar um Feliz Aniversário na data respetiva, fazer o mesmo em todos os eventos festivos, através dum contacto pessoal, para além do envio do tradicional cartão e dum presente, cujo valor deve ser suficiente para simbolizar a empatia que temos pelas pessoas com as quais trabalhamos, mas sem exceder o valor que viola a dignidade profissional dessas pessoas.

Gestão de stocks

O ciclo de exploração não é o mesmo em todas as empresas e atividades. Quanto maior for o ciclo de exploração, maiores serão as Necessidades de Fundo de Maneio (NFM). Qualquer alteração no ciclo de exploração, receber o preço dos clientes a pronto ou até antecipado, pagar a fornecedores a 90 ou mais dias, produzir e vender mais rápido, tem consequências no NFM.

Vamos focar apenas na gestão do stock. Trata-se das matérias-primas, suprimentos, componentes, materiais em processo e produtos acabados que as empresas armazenam nos diversos locais de produção e de logísitica da empresa.

O modelo Just in Time, deseonvolvido pela Toyota é um sistema que correlaciona a produção com a procura de modo a minimizar o stock e o capital necessário para o financiar. Assim o stock seria apenas aquele necessário em cada momento para satisfazer as necessidades de produção e de venda, eliminado todo o desperdício com o armazenamento, manutenção, gestão e financiamento de stock desnecessário.

O real não é ideal. Uma empresa nem sempre controla a produção. E, na maioria dos casos, depende de fornecedores com os quais não tem qualquer relação privilegiada, com a agravante do preço de cada produto depender da quantidade de unidades compradas. Uma micro ou pequena empresa pode estudar um modelo como o Just In Time, mas depois terá que retirar apenas as ideias que forem aplicáveis à especificidade da sua gestão.

O princípio de não ter mais stock do que o estritamento necessário para satisfazer as diferentes atividades do ciclo de exploração é válido para todas as empresas. Mas, é um princípio. Não é um fim. O valor do desconto no caso da compra de x unidades a mais pode ser superior ao valor poupado com o armazenamento, manutenção, gestão e financiamento dessas unidades em excesso. A eficiência operacional da logística, transporte, armazenamento e processamento de pedidos pode não ser suficiente para a redução desejada do stock existente.

Temos enfatizado a questão da colaboração entre empresas. Eu próprio estou a estudar propostas de co-branding. Ora, o estabelecimento de parcerias com fornecedores pode ter um papel relevante na gestão do stock. Assim como as novas tecnologias em rede associadas à gestão da informação, incluindo toda a tencologia de gestão de stock, código de barras, sistemas de scanner a laser e outros.

É possível redesenhar as operações de produção e de distribuição através da cooperação e partilha de informação entre uma empresa e os seus fornecedores de modo a reagir JUST IN TIME à procura, com um impacto relevante nas Necessidades de Fundo de Maneio.

Comentários

Uma resposta

  1. Gostei imenso do artigo aqui publicado, pois apresenta conceitos claros. Melhorei meus conhecimentos, sobre fundo de maneio, fluxo de caixa, ciclo de caixa e ciclo de exploração.

    Obrigado

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