Gestão Do Fundo De Maneio Numa Micro Ou Pequena Empresa

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A Insolvência Das Empresas

Uma pessoa jovem e saudável pode adoecer. Apanhar uma gripe. Ou a legionella pneumophila. Em Portugal, aconteceu um surto desta doença e assistimos impotentes e até assustados às respetivas consequências.

doente

Uma empresa economicamente viável também pode ficar doente, com um problema financeiro temporário, mais ou menos grave. Por circunstâncias diversas, a empresa pode não ser capaz de cumprir as suas obrigações.

A empresa pode ter vendas e créditos e não ter dinheiro em caixa para pagar os ordenados dos empregados e as dívidas já vencidas aos fornecedores.

Como é que isso acontece? Há múltiplas váriáveis que condicionam o fluxo de caixa duma empresa. Por exemplo, o atraso no pagamento, ou eventual incumprimento, de créditos de clientes, cuja entrada de dinheiro era esperada e prevista na projeção de fluxo de caixa para um determinado mês.

atraso

Fluxo De Caixa, Ciclo De Caixa, Ciclo De Exploração E Fundo De Maneio

Vamos apresentar alguns conceitos relevantes e depois explorar algumas ideias para que o fundo de maneio cubra as necessidades da empresa, o financiamento da sua atividade normal, na medida certa.

O fluxo de caixa é o movimento de entrada (receitas recebidas) e saída (despesas pagas) de dinheiro na empresa, durante um periodo determinado de tempo. Esse fluxo refere-se a eventos que já aconteceram e é uma análise contabilística e financeira desse período histórico.

Os fluxos financeiros permanentes, padrões regulares de ações que se repetem de entradas e saídas de dinheiro, são usados na projeção do fluxo de caixa, que é o orçamento desse fluxo de caixa, mas com referência a um período determinado de tempo futuro.

fluxo

O ciclo de caixa refere-se ao período de tempo, maior ou menor, que decorre entre o pagamento de compras a fornecedores e o recebimento de vendas dos clientes.

O ciclo de exploração é a sucessão de ações que ocorrem nesse período de tempo, ciclo de caixa, e que correspondem à atividade normal da empresa. Por exemplo, numa empresa industrial, a compra de matéria prima, o pagamento aos fornecedores, a transformação da matéria prima em produto acabado, a venda desse produto e o recebimento do preço dos clientes.

ciclo

O fundo de maneio é os recursos da empresa necessários para financiar o ciclo de exploração. Se o fundo de maneiro for excessivo, haverá desperdício de recursos. Se for insuficiente, a empresa não será capaz de cumprir as suas obrigações e desenvolver normalmente a sua atividade.

O respetivo cálculo é efetuado do seguinte modo:

Reserva de Segurança de Tesouraria + crédito concedido + existências – crédito obtido de fornecedores

A Reserva de Segurança de Tesouraria é a margem de segurança de tesouraria para provisionar os riscos associados a atrasos no recebimento de receitas e na antecipação do pagamento de despesas.

Gestão De Crédito A Clientes

Uma venda apenas está fechada depois do cliente pagar o preço. É absolutamente necessário instituir procedimentos de qualidade na cobrança de créditos.

pago

Um empreendedor não pode estar atento à faturação e esperar passivamente que a cobrança de créditos aconteça como se fosse uma lei da natureza.

  • Os termos do contrato devem ser claros e ter a forma contratual e as normas necessárias para garantir a boa cobrança dos créditos, sem prejuízo dos hábitos existentes nesse sector de atividade sobre a forma contratual.
  • É essencial analisar o risco associado ao crédito concedido a cada cliente e, tratando-se dum cliente com um histórico de pagamentos, incluir esse histórico na classificação do risco e eventual suspensão das vendas a esse cliente.
  • Os vendedores devem ter acesso à classificação de risco de crédito de cada cliente e responder por vendas efetuadas sem a devida ponderação desse risco, com penalizações nos prémios de desempenho. E, em situações recorrentes, perder a autonomia para conceder créditos a clientes.
  • As facturas devem ser emitidas com a rapidez possível, sem erros. A factura electrónica permite tornar o processo mais rápido e pode servir de pretexto para um contato prévio à data de vencimento para relembrar o cliente sobre a facturação electrónica, o vencimento do crédito e confirmar a recepção dessa factura.
  • É obrigatório que existam procedimentos de comunicação com o cliente, em caso de atraso no pagamento, para obter o pagamento da totalidade do crédito ou, em situações justificadas, o pagamento imediato duma parte do crédito e um acordo formal para o pagamento da dívida restante.
  • A persistência do atraso deve ter como efeito a alteração da comunicação com o cliente, em termos de forma, de contacto telefónico para cartas registadas com aviso de recepção, e de tom, de conciliatório para pré-contencioso.
  • Em caso de incumprimento, devem existir procedimentos de contencioso, para a cobrança coerciva dos créditos.
  • Uma empresa que venda a crédito não pode prescindir dum advogado. Uma avença mensal com um advogado pode ter um Retorno sobre Investimento signifitivo.

Pode ser vantajoso a oferta dum desconto para vender a pronto pagamento, recebendo de imediato o preço dos produtos ou serviços. Ou conceder crédito aos clientes, dado que a empresa pode financiar-se a taxas de juro inferiores ao valor do desconto e ganhar dinheiro com essa diferença. A decisão certa depende da situação económica e financeira de cada empresa, num determinado momento no tempo.

crédito

Uma gestão dos créditos a clientes não pode ignorar a análise comparativa da concorrência, a situação do fundo de maneio da empresa, a qualidade dos procedimentos de avaliação do risco de crédito e de cobrança de cŕedito, a rentabilidade e quota de mercado da empresa, a situação macroeconómica do país, para aumentar a qualidade das decisões.

Gestão De Dívidas A Fornecedores

Avaliamos o conceito de ciclo de caixa e percebemos que existe um intervalo de tempo entre o pagamento de compras a fornecedores e o recebimento de vendas dos clientes.

Se o fundo de maneio e a projeção do fluxo de caixa permitir o pagamento das compras a fornecedores a pronto pagamento, a empresa pode benficiar de descontos aplicáveis ao pronto pagamento, caso existam.

No caso inverso, a empresa deve tentar negociar prazos de pagamento a fornecedores mais alargados. Quando a situação macroeconómica torna o crédito bancário menos acessível e mais caro, as empresas optam por negociar prazos de pagamento a fornecedores mais alargados, pagando o preço sem desconto, optando por dívida comercial a fornecedores em detrimento de dívida financeira a bancos.

A relação com os fornecedores deve salvaguardar a rentabilidade e a reputação da empresa.

fornecedores

Qualquer dificuldade financeira, que implique um atraso no cumprimento duma obrigação a um fornecedor, deve ser comunicada com antecedência a esse fornecedor, com transparência e uma solução, incluindo, se possível, um pagamento parcial imediato da dívida e um pagamento faseado da dívida restante.

Em Portugal, o financiamento bancário está condicionado pela situação macroeconómica do país. Desde 2007, existem problemas de liquidez no mercado interbancário, com a consequentente diminuição da oferta de crédito bancário a empresas e critérios mais exigentes na avaliação do risco, o que limita a gestão financeira das empresas, ocorrendo uma diminuição da dívida financeira e um aumento da dívida comercial (dívida a fornecedores).

financiamento

É necessário cultivar uma boa relação pessoal e institucional com o(s) banco(s), que é fornecedor da empresa. Para isso, é necessário conhecer pessoalmente as pessoas que no banco tomam decisões sobre os contratos existentes entre a empresa e o banco.

Não é má ideia conhecer a história pessoal dessas pessoas, perguntar pela família, desejar um Feliz Aniversário na data respetiva, fazer o mesmo em todos os eventos festivos, através dum contacto pessoal, para além do envio do tradicional cartão e dum presente, cujo valor deve ser suficiente para simbolizar a empatia que temos pelas pessoas com as quais trabalhamos, mas sem exceder o valor que viola a dignidade profissional dessas pessoas.

Gestão de stocks

O ciclo de exploração não é o mesmo em todas as empresas e atividades. Quanto maior for o ciclo de exploração, maiores serão as Necessidades de Fundo de Maneio (NFM). Qualquer alteração no ciclo de exploração, receber o preço dos clientes a pronto ou até antecipado, pagar a fornecedores a 90 ou mais dias, produzir e vender mais rápido, tem consequências no NFM.

Vamos focar apenas na gestão do stock. Trata-se das matérias-primas, suprimentos, componentes, materiais em processo e produtos acabados que as empresas armazenam nos diversos locais de produção e de logísitica da empresa.

stock

O modelo Just in Time, deseonvolvido pela Toyota é um sistema que correlaciona a produção com a procura de modo a minimizar o stock e o capital necessário para o financiar. Assim o stock seria apenas aquele necessário em cada momento para satisfazer as necessidades de produção e de venda, eliminado todo o desperdício com o armazenamento, manutenção, gestão e financiamento de stock desnecessário.

just in time

O real não é ideal. Uma empresa nem sempre controla a produção. E, na maioria dos casos, depende de fornecedores com os quais não tem qualquer relação privilegiada, com a agravante do preço de cada produto depender da quantidade de unidades compradas. Uma micro ou pequena empresa pode estudar um modelo como o Just In Time, mas depois terá que retirar apenas as ideias que forem aplicáveis à especificidade da sua gestão.

O princípio de não ter mais stock do que o estritamento necessário para satisfazer as diferentes atividades do ciclo de exploração é válido para todas as empresas. Mas, é um princípio. Não é um fim. O valor do desconto no caso da compra de x unidades a mais pode ser superior ao valor poupado com o armazenamento, manutenção, gestão e financiamento dessas unidades em excesso. A eficiência operacional da logística, transporte, armazenamento e processamento de pedidos pode não ser suficiente para a redução desejada do stock existente.

Temos enfatizado a questão da colaboração entre empresas. Eu próprio estou a estudar propostas de co-branding. Ora, o estabelecimento de parcerias com fornecedores pode ter um papel relevante na gestão do stock. Assim como as novas tecnologias em rede associadas à gestão da informação, incluindo toda a tencologia de gestão de stock, código de barras, sistemas de scanner a laser e outros.

partilha informação

É possível redesenhar as operações de produção e de distribuição através da cooperação e partilha de informação entre uma empresa e os seus fornecedores de modo a reagir JUST IN TIME à procura, com um impacto relevante nas Necessidades de Fundo de Maneio.

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Comentários

Uma resposta

  1. Gostei imenso do artigo aqui publicado, pois apresenta conceitos claros. Melhorei meus conhecimentos, sobre fundo de maneio, fluxo de caixa, ciclo de caixa e ciclo de exploração.

    Obrigado

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