Como Fazer Reuniões De Trabalho Mais Produtivas
As reuniões são uma realidade muito importante nas empresas, e quando bem geridas aumentam o lucro e a eficiência dos trabalhos a desenvolver.
No entanto, quantos de nós já não sentiram na pele reuniões que nos faziam pensar que estávamos a perder o nosso precioso tempo e a questionar “O que é que eu estou aqui a fazer?”.
Tempo é dinheiro, e todos queremos poupar tanto um como o outro. Por isso estivemos a investigar e encontrámos algumas dicas simples que podem fazer uma grande diferença para o seu relógio, e para a sua carteira.
Inicie A Tempo
Se esperar constantemente por aqueles que chegam atrasados às reuniões ira permitir o avolumar de maus hábitos. As pessoas vão compreender que não vale a pena chegar a horas e cada vez mais as reuniões irão começar mais tarde e terminar mais tarde, resultando numa perda de tempo.
Exponha Os Objectivos
No início de cada reunião exponha claramente os objectivos da mesma. Poderá enviar por e-mail a agenda da reunião no dia anterior, para que todos os colaboradores fiquem elucidados daquilo que se pretende, pondo logo “as mãos à obra” desde os primeiros instantes.
Reúna Num Número Mínimo De Participantes
Em vez de organizar reuniões semanais com grande número de pessoas, opte por dividir os indivíduos em grupos mais pequenos (por departamentos, por exemplo).
Mesmo que fique mais tempo sem reunir com alguns destes grupos, irá tornar as reuniões mais curtas, concretas e eficientes. Por vezes quando as reuniões têm um grande número de pessoas, alguns indivíduos tornam-se espectadores e não actores, e isso é de evitar.
Mantenha As Reuniões Breves
Muitas vezes o tempo que programamos para uma reunião é o tempo que ela efectivamente demora (se não mais), sem necessidade disso.
Por isso tente tornar as reuniões o mais breves possível. Uma hora parece ter-se tornado uma predefinição automática, experimente em vez disso organizar reuniões para 30min ou 45min e aproveite o resto do tempo para outras coisas, nem que seja para um café que às vezes faz tanta falta.
Se por ventura seja necessário realizar uma reunião mais demorada, não se esqueça de fazer pausas, para que todos possam ver os seus telefones, responder a e-mails, ir à casa de banho, se não arrisca-se a que comecem a fazê-lo durante a reunião.
Regras Para Power Point
Alguma vez esteve numa reunião com suporte em Power Point que rapidamente tornou-se monótona, e às tantas não sabia se deveria prestar atenção à aquilo que o orador diz, ou se em vez disso concentrar-se no que está escrito no Power Point?
Acreditamos que sim, e por isso esta dica centra-se no Power Point. Opte por criar algumas regras básicas, como por exemplo, um limite máximo de palavras, como acontece no Twitter, apelando às imagens e outras formas de transmitir informação.
Reuniões Alternativas
Sempre que for possível tente organizar reuniões de uma forma alternativa, em sítios e ambientes diferentes. Prefira um passeio, ou a mesa de um parque, ou mesmo que seja na empresa, opte por uma reunião em pé, para aumentar a produtividade e reduzir o tempo despendido.
Compreenda As Necessidades Dos Seus Colaboradores
Todos temos dias, e até horas mais produtivas que outras. A agência americana de serviços de optimização de eventos When Is Good realizou um estudo em 2009, em que concluiu que o melhor horário para realizar reuniões é às terças-feiras pelas 15h.
Claro que para ter reuniões produtivas não tem de seguir esta dica de forma estrita, contudo tente evitar as reuniões nas manhãs de segundas-feiras, quando todos ainda estão a ambientar-se ao início da semana de trabalho, e as tardes de sexta-feira, quando é tempo de arrumar a semana rumo ao fim-de-semana.
Torne Todos Os Colaboradores Responsáveis
Para que todos participem e estejam “ligados à ficha” nas reuniões, tente tornar cada um dos elementos responsável por alguma coisa, como por exemplo, tomar nota do que se conclui na reunião, das tarefas de cada um, etc.
No Fim Da Reunião Sintetize Os Pontos Principais
No fim de cada reunião, recapitule de forma sintética as conclusões tiradas, os prazos, as tarefas atribuídas, e se necessário marque já a próxima reunião.
Para ter a certeza que todos estão na mesma página e para que não haja mal entendidos, pode também enviar um e-mail nas 24h seguintes com as informações mais relevantes.
Priorize A Agenda
Nunca deixe os tópicos mais importantes para o fim. Para ter a certeza que os objectivos prioritários são cumpridos, levante-los primeiro.
Storytelling
Quando tem conceitos e ideias novas para apresentar, tente envolver os seus colaboradores através de histórias e razões concretas da sua importância, com exemplos práticos para facilitar a compreensão.
Bate-papo
Muitos julgam que não, mas o chamado “bate-papo” é importante e até mesmo considerado produtivo nas reuniões.
As pessoas precisam de construir relações, conhecerem-se e estarem à vontade para uma boa fluidez das reuniões e do trabalho propriamente dito.
Valorize As Pessoas
As reuniões são perfeitas para que, de uma forma ágil e breve, possa elogiar o trabalho e as ideias dos seus colaboradores. Peça aplausos dos colegas, para que todos sintam que quem se compromete com um bom trabalho não é esquecido, mas sim valorizado.
Encoraje A Participação De Todos
Quantas vezes nas reuniões ouve as mesmas vozes, com os mesmos indivíduos de sempre a expor as ideias e a definir o curso da reunião, deixando que outros não se sintam à vontade para participar? Cabe a si tomar o rumo, agradecer a estes indivíduos pela participação e pedir a opinião e as ideias de outros, de forma a tomar decisões mais envolventes.
Defina regras de funcionamento dos seus grupos. Se quisesse uma reunião só com um ou dois indivíduos não valia a pena tirar o tempo a outros colaboradores não é verdade?
Proíba A Tecnologia
Talvez proibir seja uma palavra muito forte, mas tente restringir ao máximo o uso de aparelhos móveis nas reuniões. Sempre que as pessoas têm consigo os seus tablets, ou os smart-phones, perdem o foco da reunião para se concentrar nestes aparelhos, nem que seja somente durante alguns instantes. Faça um esforço extra para que todos se centrem somente na reunião.
