Contas de email profissional

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Contas de email profissional: um custo ao qual não deve fazer contas!

Nada contra emails gratuitos, mas a verdade é que uma conta de email profissional é mais indicada para comunicar com clientes e fornecedores. Isto se quiser transmitir credibilidade, profissionalismo e segurança, claro, porque caso contrário… pode usar uma conta pessoal!

A tecnologia evolui à velocidade da luz! A cada dia que passa novas ferramentas e novos dispositivos vão ocupando o lugar de outros, mas o email, esse ainda não foi ultrapassado, por mais chats, facebooks, e whatsapps que se criem! E já pensou porque é que o email perdura? Porque tem um perfil mais profissional e íntimo. Porque o emissor comunica de uma forma mais formal com o recetor que, por seu turno, tem um acesso individual à mensagem (ao contrário das redes sociais, por exemplo). É por isso que existem tantas contas de email pessoal e profissional. Mas, se no que toca ao email pessoal, pode selecionar uma opção gratuita, em relação ao email profissional a escolha já tem de ser mais criteriosa, sim?

O que é um email profissional?

Um email profissional é um endereço de email com domínio próprio e personalizado.

Exemplo: é mais sensato ter o email comercial@pme.pt que o email comercialpme@gmail.pt.

Independentemente do porte e área de negócio da sua empresa, convém tratar do domínio próprio para associar o serviço de email e alojamento, registar a marca e por fim, criar uma ou mesmo uma série de contas para diferentes departamentos.

Exemplo: para um negócio de menores dimensões um email geral@negociopequeno.pt é quanto basta, mas para um negócio maior, é preciso um geral@, um marketing@, um comercial@, um tesouraria@… E por aí fora! Isso permite-lhe a si direcionar os assuntos a quem de direito, e aos clientes, direcionar a mensagem ao departamento desejado.

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Importância do email empresarial

O email da empresa é uma das suas maiores ferramentas de marketing e vendas. Tão simples como isso! Nos dias que correm, as mensagens de email têm muita força sobre os negócios: se enviado para um cliente na altura certa, um email pode ser mais poderoso que um site, que um colaborador do departamento de vendas, que uma montra de uma loja! Eis a importância do email empresarial!

Conforme os sistemas se foram automatizando, o email foi ganhando destaque e valor, na medida em que serve os propósitos institucionais, comerciais e de marketing digital de qualquer empresa. Repare que, além de servir para contactar com os seus colegas, os seus clientes, fornecedores e demais parceiros, serve para impulsionar o negócio, pois um simples link no email gera tráfego orgânico para um site e para uma loja virtual. Um simples clique num botão para social media, gera novos visitantes na sua página no Facebook, Instagram ou LinkedIn. Uma simples assinatura de email destaca o seu logotipo e dá indicações de contactos. Uma campanha de email marketing conquista leads, o envio de uma newsletter digital fideliza clientes, etc. Já não precisa de mais exemplos para implementar o seu email profissional, verdade? O facto de alavancar o seu negócio e gerar novas estratégias de vendas, é tudo o que precisa saber para prosseguir com a leitura deste artigo.

Qualquer pessoa pode ter um email profissional?

Sim, até porque o email profissional está cada vez mais a ser utilizado como email pessoal. Os custos cada vez mais acessíveis destes serviços, permitem que qualquer particular tenha um email .pt ou .com. Por isso, independentemente de trabalhar para outrem ou por conta própria, independentemente de ter uma empresa ou um negócio como empresário em nome individual, pode ter uma conta de email profissional… desde que crie um domínio e contrate um serviço de alojamento!

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Principais vantagens das contas de email profissionais

Ter um email com o nome da empresa é fundamental para qualquer negócio nos dias que correm. Seja para uma barbearia de esquina, seja para um consultório médico ou uma multinacional, um email profissional confere credibilidade, acessibilidade e profissionalismo. Conheça estas e outras vantagens ao pormenor!

Facilidade de comunicação

Há lá coisa mais fácil do que ligar o computador, entrar na conta de email e enviar uma mensagem? Ler e pesquisar pelo que lhe enviaram a si e ainda dividir por pastas os conteúdos: urgente, por ler, lixo… A versatilidade do email nas empresas torna esta ferramenta numa das melhores formas de comunicação institucional para contactar clientes, prospects, fornecedores, colegas de trabalho e demais parceiros.

Facilidade de acesso

Ao contrário de uma carta, um email pode ser lido quando e onde quiser, desde que tenha um dispositivo com acesso à Internet: seja um tablet, smartphone ou computador. Seja em casa ou no escritório. Seja em horário laboral ou fora de horas. E esta facilidade de acesso, permite-lhe gerir com eficiência as comunicações na sua empresa e aumentar a produtividade.

Maior Flexibilidade

Ao criar endereços de email específicos que dividem as mensagens pelos diversos departamentos da empresa (info@, admin@, apoioaocliente@, etc), aumenta a rapidez de resposta porque direciona o assunto a quem de direito, rápida e eficazmente. Além disso, estas nomenclaturas facilitam a manutenção da continuidade do endereço de email se o responsável pela área em causa sair da empresa ou estiver de férias, já que uma outra pessoa pode, perfeitamente, responder! E não é tudo! Quando um funcionário sai da empresa, muitas informações importantes acabam por se perder no email caso o endereço não seja profissional. Mas se usar um email corporativo, fica com um histórico com contatos, negociações e outras informações relevantes.

Maior credibilidade

Mesmo que a sua empresa tenha um excelente produto ou serviço, se der aos seus clientes um email pessoal em vez de um email empresarial, será olhado com desconfiança, principalmente porque aparece o nome do provedor no email (asuaempresa@sapo.pt em vez de geral@asuaempresa.pt, por exemplo). Desta feita, um email corporativo é a primeira ferramenta para começar a conquistar a confiança das pessoas, trocar informações e realizar vendas. E se todos os seus departamentos tiverem uma conta especifica, melhor!

Segurança garantida

A maior parte das soluções de email para empresas existentes no mercado, inclui serviço de backup e isso garante-lhe a proteção de dados. Existem também sistemas de gestão em cloud que lhe possibilitam um aumento da capacidade de armazenamento. Para mais, uma conta de email corporativo pode utilizar criptografia para dificultar o acesso às informações por hackers e ainda um sistema de bloqueio de emails suspeitos – spam – que podem infetar o computador e até todos os sistemas da sua empresa.

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Relacionamento profissional com clientes

Um email, mais do uma conversa pessoal, telefónica ou por chat, é uma forma de criar bons relacionamentos profissionais entre os colaboradores da sua empresa e os clientes, pois conteúdos escritos exigem um melhor desempenho e compromisso da equipa.

Ferramenta de colaboração

Apesar de ter um carácter pessoal, um email da empresa pode ser enviado para várias pessoas ao mesmo tempo e isso permite que o use para comunicados gerais e também como ferramenta de trabalho e formação. Por exemplo, pode enviar uma proposta comercial a um cliente com conhecimento de todos os elementos do departamento de vendas e manter as pessoas informadas e com um registo de trabalho para referências futuras.

Ferramenta de branding

Um email contém o nome da empresa, uma assinatura com um logotipo, contactos e até links para site e redes sociais, por isso é (mais) um elemento de branding do seu negócio.

Ferramenta de email marketing

Uma conta de email empresarial é fundamental para atingir objetivos de marketing digital com o envio de campanhas para vários endereços, através de email marketing. Esta estratégia é barata, eficaz e gera excelentes resultados, seja com o envio de uma campanha, um desconto especial, um convite para um evento, uma newsletter, um boletim informativo, etc.

Valor jurídico

Um email corporativo tem, para efeitos jurídicos, um valor semelhante ao de outras provas documentais. Nos tempos que correm, quando a maioria das comunicações escritas são efetuadas via email, este meio acaba por ter peso em questões legais.

Incremento das vendas

E por fim, o email pode aumentar as vendas pelo simples facto de que é através de uma conta de email da empresa que contacta com clientes e fornecedores. E na troca de emails, fomenta estratégias comerciais e identifica oportunidades!

Não perca tempo! Crie hoje mesmo uma conta de email profissional relacionada com o seu nome de domínio. E se ainda não tem um site, comece a construí-lo agora!

Como criar um email profissional

Agora que já percebeu a diferença entre um email pessoal (ou privado) e um email profissional (ou personalizado), talvez lhe interesse saber como criar o seu, não é verdade? Pois bem, para criar um email profissional, precisa de começar por registar um domínio que é o endereço do seu site, o nome da sua empresa na Internet. Depois precisa de adjudicar um serviço de alojamento de sites, já que necessita de servidores (de preferência estáveis e de qualidade) para armazenar todos os documentos e mensagens enviadas e recebidas. E por fim, quando tiver o domínio e alojamento contratados, peça as suas contas de email à empresa que lhe fornece esses serviços.

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Cuidados a ter com a conta de email da empresa

Para assegurar todas as vantagens que enumerámos em cima, convém não se descuidar com a segurança do seu email corporativo. Assim, entre outros cuidados, tenha atenção ao seguinte…

Implemente um bom sistema de filtragem de spam

Nem um email profissional é à prova de spamers e vírus de malware. Por isso, instale um bom sistema de filtragem para evitar que as mensagens da sua empresa acabem na pasta de spam dos seus clientes e fornecedores.

Assegure o backup

Às vezes o azar bate à porta e por isso é conveniente fazer backups frequentes dos seus dados. Um backup protege as suas informações a nível de contas de email da empresa caso seja atacado por hackers.

Verifique os anexos

Não abra anexos de fontes desconhecidas! Os arquivos enviados em anexo podem conter vírus! Na verdade, esta é uma das formas preferidas dos cibercriminosos roubarem informações importantes. Por isso, evite ao máximo abrir emails com anexos de estranhos.

Ignore links suspeitos

Não clique em links suspeitos, particularmente se tiverem ligação a sites inseguros, estiverem na caixa de spam e/ou forem links encurtados.

Use passwords fortes e seguras

As passwords fortes e seguras são muito importantes para proteger as contas de email da sua empresa. Assim, prefira senhas longas, com letras maiúsculas e minúsculas, números e sinais de pontuação.

Como escolher o email empresarial adequado

Um email empresarial adequado será sempre aquele que responder a todos os seus requisitos, mas o nosso conselho vai no sentido de escolher uma empresa experiente na área de registo de domínios, alojamento de websites e housing de servidores. De preferência, uma empresa que ofereça também suporte ao cliente, pois este serviço é fundamental para obter ajuda técnica caso tenha dúvidas ou problemas de funcionamento com o email.

A capacidade de armazenamento é outro ponto importante, juntamente com o número de contas que podem ser criadas. Opte sempre pelo modelo mais ajustado à dimensão da sua empresa. E por fim, questões relacionadas com segurança – backup, antivírus, etc – devem ser levadas em linha de conta na hora de escolher o parceiro que vai criar as suas contas de email.

Quer implementar um email profissional? Escolha uma empresa que lhe garanta eficiência para o trabalho de toda a equipa. E depois, é só ver o seu negócio crescer!

Sobre Sofia Santos
Sofia Santos
Para ela escrever é dançar, rodopiar, suar, cansar, brilhar, aprender, rir e sonhar. Ir e voltar sem sair do lugar!

Licenciada, pós-graduada e mestre em Comunicação.

Certificada em Content Marketing e Inbound Marketing pela HubSpot Academy.

Lançou o projeto Conteúdo & Manteúdo - de produção profissional de conteúdos para web – com a missão de melhorar o posicionamento da informação dos negócios nos motores de pesquisa, atrair um público-alvo específico, aumentar o número de acessos e partilhas, fidelizar leitores, ampliar a visibilidade e autoridade das empresas e, claro, conquistar clientes e torná-los clientes fiéis!

No fundo o seu objetivo é redigir artigos que possam interessar e oferecer soluções para os problemas dos clientes… dos seus clientes!
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