Como Ser Mais Produtivo No Trabalho Em Casa

Como ser mais produtivo no trabalho em casa. Conheça 12 hábitos das equipas produtivas no trabalho em casa ou trabalho remoto.

Ter uma equipa de trabalho produtiva já não é uma tarefa fácil, não senhor, quanto mais ter uma equipa de trabalho a laborar remotamente de forma produtiva! E tudo porque antes mesmo da questão da produtividade, levanta-se a questão da funcionalidade: será que trabalhar fora do escritório funciona? A verdade é que sim, para a maioria dos negócios funciona graças às facilidades tecnológicas de acesso à Internet, de partilha de informações mas também graças ao cumprimento de algumas regras por parte dos trabalhadores.

Não é apenas a tecnologia que faz o trabalho remoto funcionar para as empresas, a atuação das pessoas faz toda a diferença na produtividade e organização do trabalho e isto influencia diretamente a taxa de sucesso das equipas. Mas antes de formar uma equipa para trabalhar remotamente, deve lembrar-se de contratar apenas pessoas com experiência de trabalho significativa porque os bons colaboradores virtuais são pessoas maduras, como mais experiência profissional e maturidade pessoal para trabalhar de forma independente. Todos os outros vão precisar de pedir ajuda constantemente e por isso não trabalham tão bem fora do escritório.

12 hábitos das equipas produtivas no trabalho em casa ou trabalho remoto

Existem então alguns hábitos que são comuns a grupos profissionais muito bem-sucedidos no trabalho remoto. Conheça-os!

1. Ligação encurta a distância

A distância pode ser uma realidade, sim, mas é atenuada pelo facto da equipa estar constantemente ligada entre si, através da Internet. Facebook, Twitter, Whatsapp, Skype, HipChat, LinkedIn e tantas outras redes e ferramentas encurtam as distâncias e facilitam o contato entre as pessoas em qualquer lugar e a qualquer hora.

2. Trabalhadores comunicam mais entre si

Remotamente os colaboradores em vez de comunicarem menos acabam por comunicar mais e estreitar relacionamentos profissionais e pessoais. Isto acontece porque estas equipas estão muito habituadas a usar naturalmente ferramentas de ligação remota que têm disponíveis para todos os tipos de comunicação.

3. Colaboração e partilha em tempo real

A maior parte das equipas produtivas em ambiente de trabalho remoto revelam uma grande capacidade de colaboração e partilha de experiências e conhecimentos em tempo real. No mesmo momento em que falam de um relatório, partilham-no num chat, por exemplo.

4. Maior triagem na participação em conferências virtuais

Como é do conhecimento geral, as reuniões e conferências podem ser uma grande perca de tempo. Horas infinitas a discursar sobre o sexo dos anjos para nos últimos 5 minutos se alinharem duas ou três ideias e marcar nova reunião. Ora, as equipas realmente produtivas que trabalham remotamente sabem que só devem participar em reuniões em que estejam diretamente envolvidas e nunca em conferências em que grande parte do conteúdo é irrelevante para seu trabalho.

5. Mais diálogo

Por incrível que pareça, remotamente os colaboradores sentem-se mais dispostos a interagir uns com os outros e as suas reuniões por videoconferência, por exemplo, tendem a ser mais bem organizadas e feitas com grupos menores, o que aumenta a interação, promove o diálogo e evita o monólogo.

6. Expectativas alinhadas

Normalmente os colaboradores que trabalham remotamente sabem perfeitamente quais são as expectativas da empresa relativas à sua performance. Elas foram colocadas por escrito aquando da contratação quer em termos de prazos de trabalho, disponibilidade e tempo de resposta. Além disso, estas equipas costumam ter as expectativas alinhadas porque tiveram a oportunidade de fazer as suas próprias exigências ou ressalvas, por exemplo tirar um dia de folga e trabalhar à noite ou só trabalhar das 9 às 18h, etc. Com as expectativas alinhadas não há mal entendidos na relação de trabalho.

7. Tecnologia testada

Não há nada pior para um trabalhador remoto do que uma ligação à Internet interrompida. Para que isso não aconteça as equipas produtivas testam frequentemente os equipamentos e as ligações que usam de forma a não serem apanhadas de surpresa por questões de incompatibilidade, por exemplo. As mesmas equipas costumam ainda assegurar a disponibilidade da informação mantendo os seus arquivos na cloud (por exemplo na Dropbox, que é uma maneira simples de partilhar arquivos) ou usando ferramentas de videoconferência como o Skype.

8. Acompanhamento de atividades

Equipas produtivas foram bem acompanhadas pelas chefias, ainda que à distância, desde o início dos trabalhos.

9. Tecnologia para criar confiança

As equipas produtivas tentam manter uma janela de conversação com o grupo durante todo o dia, ou via transmissão através de câmara web ou via mensagem escrita através de chat. Isso ajuda-as a combater o isolamento e a debater rapidamente e eficazmente questões, fazer perguntas ou a desenvolver ideias como se estivessem frente-a-frente. Inclusive, existem sistemas automatizados que permitem que todos os membros partilhem pequenos progressos, ou seja, quando alguém termina uma tarefa, o grupo recebe um alerta. Desta forma todos se mantêm informados e conseguem comparar a sua própria produtividade em relação à dos colegas.

10. Processos de trabalho e objetivos específicos

Para evitar que as equipas fiquem isoladas quando estão a trabalhar remotamente, são necessários processos operacionais específicos, como os procedimentos de validação, pontos de verificação de controlo de qualidade e objetivos diários, e estes devem ser mantidos constantemente sob vigilância.

11. Reunião frente-a-frente

Atenção que uma ou duas vezes por ano as equipas que trabalham remotamente devem reunir frente a frente. Não tem de ser forçosamente em trabalho, o ideal é que esse dia seja o dia de convívio da empresa.

12. Reuniões individuais

As equipas que trabalham remotamente e que são verdadeiramente produtivas, também fazem reuniões individuais, principalmente com elementos da administração da empresa com quem podem falar sobre a produtividade, sucessos e insucessos e definir os próximos objetivos de trabalho.

Equipas preparadas para serem produtivas no trabalho remoto, são assim. Preparado para fazer parte de uma?