Como poupar em viagens de trabalho
As viagens de trabalho são um investimento, não uma despesa. E como qualquer investimento, exigem um planeamento antecipado para darem retorno em vez de resultarem em gastos extra. Conheça algumas dicas que o podem ajudar a economizar nas viagens de negócios da sua empresa!
A facilidade de comunicação que advém dos avanços tecnológicos nem sempre consegue evitar as viagens de trabalho. Os telefonemas, reuniões online e chamadas de vídeo ajudam a sua empresa a manter o contacto com sucursais ou parceiros em qualquer ponto do mundo, mas a dada altura há necessidade de promover encontros presenciais, porque a Internet não substituiu os resultados que pode obter com viagens corporativas. De facto, elas têm ganho cada vez mais espaço e importância dentro de muitas empresas, mas regra geral, os custos envolvidos nessas viagens costumam ser elevados, pelo que é preciso encontrar formas de reduzir os gastos com bilhetes de avião, transfers, táxis, estadia, refeições e outros itens. Saiba como otimizar ainda mais os resultados da sua empresa em viagens corporativas sem tirar conforto e comodidade aos seus colaboradores!
1. Contrate uma agência especializada em viagens de trabalho
Se as viagens corporativas são uma constante na sua empresa, o melhor é procurar por uma agência de viagens com experiência em viagens de negócios que lhe trate do assunto. Além de reduzir a carga de trabalho dos seus colaboradores, uma agência tem outro tipo de contactos e parcerias que a ajudam a oferecer-lhe preços mais competitivos, seja para bilhetes de avião, seja para acomodações.
Às vezes as viagens de negócios são tantas que depois, nas férias, os seus colaboradores até têm dificuldade em esquecer o trabalho…
2. Compre com antecedência
As viagens de negócios, regra geral, conseguem ser planeadas com alguma antecedência e deve aproveitar-se disso para adquirir os bilhetes de avião necessários, por exemplo, com cerca de 90 dias de antecedência tratando-se de voos internacionais e 30 dias tratando-se de voos domésticos. Estes prazos ajudam a evitar tarifas elevadas e a poupar em viagens de trabalho.
E se puder escolher a data da viagem, dê preferência aos dias do meio da semana e às horas a meio do dia porque, por serem menos procurados, são habitualmente mais baratos. E para poupar em viagens de trabalho, evite também o tempo de férias, quando os voos e os alojamentos são mais caros devido à procura.
3. Evite excesso de bagagem
Como sabe, independentemente da companhia aérea, há um limite de bagagem que se for ultrapassado obriga-o a pagar taxas extra. Por isso, informe-se previamente sobre o peso máximo das malas que podem viajar junto dos seus colaboradores e no porão e incentive as pessoas e levar apenas o essencial. Por outro lado, incentive-as também a evitar despachar bagagem para o porão porque isso obriga-as a perder mais tempo (e às vezes até bens).
4. Prefira hotéis com boa localização
Muitas vezes é o valor ou a relação qualidade/preço que define o hotel onde vai hospedar os seus colaboradores, mas a verdade é que a localização é uma das características que pode fazer toda a diferença no seu orçamento: procure por hotéis próximos do local onde os seus colaboradores vão reunir e de preferência perto de restaurantes e outros estabelecimentos comerciais para lhes facilitar a vida e reduzir custos.
Leve também em linha de conta o bem-estar das pessoas de forma a que possam realizar um bom trabalho: acesso gratuito à Internet, instalações confortáveis e pequeno almoço incluído, por exemplo. Repare que embora à primeira vista possa estar a escolher um hotel mais caro que a sua opção inicial, no final – e feitas as contas – vai ver que poupou em transportes, refeições dispendiosas e ligações à Internet, por exemplo. E compensou!
Aproveite também para saber como tornar as suas reuniões de trabalho mais produtivas.
5. Aposte numa aplicação de táxis
Os gastos com transportes não se limitam às viagens de avião. Como dissemos na dica anterior, os custos com os transportes podem ser reduzidos se escolher um hotel perto do local para onde os seus colaboradores têm de ir, mas porque nem sempre isso é possível, o ideal é estabelecer também uma parceria com uma rede de táxis ou Uber, de preferência a que lhe ofereça as melhores condições dentro e fora de Portugal, como pagar as viagens ao final do mês, usar apenas um número de telefone para solicitar o serviço em qualquer cidade do país, etc.
6. Tenha um bom seguro para acidentes
Se além das despesas normais, surgirem despesas inesperadas relacionadas com acidentes e doenças, as contas das suas viagens de trabalho podem subir a um nível alarmante. Por isso mais vale prevenir do que remediar: disponha de um bom seguro para eventuais acidentes.
7. Crie uma política de viagens corporativas
Crie um documento estilo guia de viagem onde os seus colaboradores possam obter todas as informações necessárias sobre como se organizarem, prepararem e se comportarem em viagens. Dê especial destaque ao capítulo dos reembolsos, aproveitando para incentivar as pessoas a poupar (determine valores para refeições e estadias, por exemplo) e indique as formas de transporte preferenciais.
8. Reavalie periodicamente a política de viagens
Como uma empresa está em constante mudança, deve reavaliar periodicamente a sua política de viagens, sempre com o objetivo de conseguir prever os gastos e evitar despesas extra, claro, mas também de avançar para novas parcerias, se for o caso, estudando estratégias e alternativas para poupar em viagens de trabalho.
As viagens de trabalho são muitas vezes essenciais para atrair novos clientes, conquistar novos mercados, fechar novos negócios e parcerias comerciais e até para participar em reuniões e eventos importantes. Porém, para que esses investimentos tragam retorno, é necessário planear, analisar, avaliar. E estas dicas podem ser o primeiro passo para começar a poupar em viagens de trabalho!
E agora clique aqui e saiba como organizar a mala para uma viagem de trabalho.
