Como organizar eventos online

Saiba como organizar eventos online

Com tantos eventos a serem adiados ou cancelados devido à Covid-19, o melhor que tem a fazer para manter a reputação da sua empresa e continuar a comunicar com o seu público-alvo, é mesmo investir em eventos online. Uma excelente ideia para reunir participantes em torno do seu produto ou serviço, observando o distanciamento social necessário e também as preferências dos consumidores modernos que gostam cada vez mais de iniciativas no digital onde podem obter as informações que precisam com toda a comodidade e segurança.

Vantagens dos eventos online

Se os avanços das novas tecnologias ainda o deixam reticente, conheça algumas das vantagens dos eventos online para a sua empresa:

• Menos custos – Sem aluguer de espaço, serviço de catering, alojamento, etc, os eventos online ficam bem mais em conta que os eventos convencionais.
• Mais alcance – Online, os eventos têm maior alcance porque podem chegar a qualquer pessoa de qualquer parte do mundo, desde que tenha acesso à Internet.
• Mais flexibilidade – Eventos online são mais práticos e flexíveis, quer para os organizadores quer para os participantes: os organizadores podem gravar o evento quando quiserem ou fazerem-no ao vivo no dia e hora que der mais jeito, e os participantes podem assistir no conforto dos seus lares, sem gastos com deslocações.
• Mais autoridade e reputação – Eventos digitais são excelentes para expandir uma marca e aumentar a autoridade e reputação de um negócio porque deixam uma imagem positiva na mente dos consumidores e tornam uma empresa numa referência na sua área de atuação.
• Mais monitorização – Iniciativas no digital permitem recolher dados muito valiosos para melhorar próximas eventos: como número de inscritos, número de participantes, tipo de participantes, pessoas que descarregaram um documento, interagiram, abandonaram a sessão a meio, etc.

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Como organizar eventos online

Entusiasmado com a perspetiva de usar a Internet para promover os seus produtos ou serviços? Força nisso! Mas antes conheça as etapas a seguir para organizar eventos online.

1. Conheça o público-alvo da sua empresa

Conhecer bem o público-alvo da sua empresa é fundamental para conseguir organizar um evento online de sucesso e isso porque é preciso que antes de mais saiba quais são os gostos, interesses e expetativas dos seus potenciais clientes para depois desenvolver ações capazes de atrair e reter essas pessoas. De outra forma, pode perder tempo e dinheiro a preparar eventos digitais que apesar de terem qualidade, não chegam à sua audiência e por isso, não atingem os seus objetivos de marketing.

2. Escolha o tema do evento digital

Agora escolha o tema do evento, tendo em conta que o tema deve ser atual e estar diretamente relacionado com o assunto que vai abordar e, claro, com os interesses do seu público.

3. Defina a data e duração do evento

Em que dia e a que hora se vai realizar o seu evento digital? Deve definir a data para poder começar a preparar os materiais com antecedência e divulgar o seu evento, mas – mais uma vez – antes de tomar uma decisão em relação à data do evento deve considerar o dia e hora mais conveniente para o seu público-alvo. Afinal, se escolher um tema interessante para os seus clientes, mas depois marcar o evento online para uma data em que não podem comparecer, o trabalho vai por água abaixo! Sendo assim, se o seu evento se destinar a pessoas que, na sua maioria, têm um trabalho comum das 9 às 18h, o ideal é marcar o evento para depois das 18h ou para o fim-de-semana.

Também precisa de determinar o tempo de duração do seu evento, sendo que a dica aqui é não fazer eventos online muito curtos nem muito longos, sim? Portanto, eventos de 30 minutos a uma hora são os ideais para não ter desistências a meio nem correr o risco de não atingir resultados. Exceção feita a eventos online relacionados com cursos ou ações de formação que devem ser feitos de forma faseada. Nesse caso até pode gravar pequenos vídeos e depois disponibilizá-los aos subscritores através do site da sua empresa.

4. Decida se vai fazer um evento grátis ou pago

Se o seu evento online for gratuito, pode passar esta etapa à frente, mas se for pago precisa de decidir o custo, a forma de realizar a inscrição, modo de pagamento, etc. E quiçá apostar numa plataforma profissional de gestão de eventos que, por exemplo, faça a venda das inscrições ou bilhetes.

5. Opte pela tecnologia mais adequada

Relativamente à tecnologia, é preciso escolher a plataforma de transmissão de eventos online que melhor se ajusta ao seu tipo de evento. Por exemplo, se a sua ideia é contar com a participação dos visitantes, deve optar por uma plataforma como o Zoom Meetings que integra com redes sociais e é muito fácil de usar, mesmo para principiantes. Além disso o Zoom Meetings tem funções muito interessantes como o “levantar a mão” que o ajudam a compreender o interesse dos participantes pelo tema.

Mas se, por exemplo, valorizar o facto de poder disponibilizar mais tarde esses conteúdos ao seu público, então o YouTube Live é a melhor opção. Permite realizar eventos pela Internet ao vivo e transmiti-los em tempo real aos assinantes do canal. E quem se atrasar, pode ver noutra altura!

6. Recolha os equipamentos necessários

Não poupe nos equipamentos de produção para eventos online porque se não passar aos participantes uma experiência de qualidade não consegue passar o conteúdo. Por isso, use camaras e microfones com boa performance, verifique a ligação à Internet e teste antes de o evento ir para o ar.

7. Perceba se é melhor uma transmissão ao vivo ou gravada

E agora decida: transmissão ao vivo ou gravada? É óbvio que os eventos online em tempo real são mais chamativos, revelam conhecimento e expertise no tema, passam maior grau de confiança e promovem a interação com o público. Mas pode dar-se o caso de ser melhor optar por eventos online gravados (cursos, por exemplo) de forma a não corre o risco de falhar algum conteúdo ou argumento.

8. Treine a apresentação

Independentemente de optar por um evento online ao vivo ou gravado e independentemente de já ter grandes habilidades de comunicação, deve treinar a apresentação para não esquecer nenhum ponto.

9. Divulgue o evento

Aproveite o facto de ser mais barato divulgar um evento online do que offline e comece já a promover a sua iniciativa junto da sua audiência! Como? Através de diferentes canais digitais como site, redes sociais e email marketing. Mas também pode divulgar eventos online através de anúncios pagos (no Facebook Ads, LinkedIn Ads, Google Ads, etc) segmentados para atingir o seu público-alvo: aqueles utilizadores que, segundo o perfil, tem potencial interesse em participar.

10. Agradeça a participação

Depois do evento não se esqueça de manter um relacionamento com os participantes, relacionamento esse que pode e deve começar com uma mensagem ou email de agradecimento pela participação. E aproveite essa mensagem para perguntar a opinião, pois uma pesquisa de satisfação é essencial para melhorar futuros eventos e garantir a satisfação dos participantes noutras iniciativas. E não se fique por aí! Publique no seu site e nas redes sociais, imagens e textos sobre o que aconteceu no evento de modo a despertar o interesse de outros utilizadores em próximos eventos online organizados pela sua empresa!

Estes são os passos a dar para organizar eventos online, aumentar a notoriedade da sua empresa e o número de clientes.

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