A Produtividade Começa Pela Organização (e continua com a descontração)

Como aumentar produtividade no trabalho?

Atualmente o facto de vivermos num mundo tão competitivo gera automaticamente a necessidade de existência de produtividade em níveis elevados dentro de uma empresa, forçando muitas vezes os colaboradores e seus chefes a definirem estratégias, traduzirem essas estratégias em metas, criar sistemáticas e executar com confiança os planos definidos, sobretudo porque a produtividade se constitui como a expressão da eficiência de qualquer negócio.

Mas como garantir que a produtividade aumenta? O segredo passa não só pela organização do sistema, como também pela postura descontraída que adota.

Manter a organização no ambiente de trabalho é muito importante para qualquer profissional que queira ter mais produtividade e qualidade, dado que a desordem pode causar muitos atrasos e até situações desconfortáveis, como a perda de tempo. Quantas vezes, não deu consigo a tentar encontrar algo como um documento, um número de telefone anotado ou até mesmo um simples lápis? E o que poderia ter estado a fazer durante esse tempo, caso soubesse perfeitamente onde guarda esses elementos? É uma pergunta difícil de se fazer porque a resposta é óbvia: Poderia ter estado a trabalhar e a ser produtivo, mas ao invés disso, a sua desorganização só contribuiu para a afetação do seu humor que poderá ter repercussões mais graves na reunião que já devia ter começado há 15 minutos atrás.

Como garantir então que me consigo organizar?

É fácil, basta seguir os seguintes passos:

1. Organize o seu posto de trabalho. Planeie o melhor lugar para as faturas, para as folhas de rascunho, para os documentos urgentes, para o copo com canetas, para os seus lenços de papel, enfim, toda a panóplia de elementos que possui na sua secretária. De duas em duas semanas tente voltar a organizar a sua secretária da mesma forma que fez inicialmente de forma a tornar a limpeza e organização hábitos.

2. Dado que a maioria da correspondência é digital, aprenda a utilizar todas as “features” do Outlook que permitem uma gestão eficaz de temas urgentes, marcação de reuniões em salas específicas e gerar lembretes que nos alarmam da reunião a acontecer dentro em breve.

3. Comece o dia enumerando todas as suas atividade, estipulando prazos para a conclusão de cada tarefa. Ao logo do dia vá marcando o que já foi feito e no fim do expediente faça um rascunho dos compromissos do dia seguinte.

4. Sempre que identifique problemas, identifique de imediato as oportunidades de melhoria correspondentes, dando seguimento às ações corretivas de maior urgência. Não deixe para amanhã, o que pode melhorar hoje.

5. Delegue tarefas sempre que o seu tempo de agenda não permita a conclusão de tarefas que são minoritárias mas que devido às suas características de dependência direta de temas sensíveis, podem gerar não conformidades do tipo de controlo operacional.

6. Avalie de forma sistemática e periódica todos os processos com os quais lida normalmente, a fim de os ajustar caso o enquadramento tenha mudado, ou se verifique necessidade de adaptação a um novo contexto.

Parece sempre muito difícil mudar a forma como desde sempre executámos determinada tarefa. A verdade é que só parece. Ao tentar executar estes 6 passos de forma sequencial é garantido que no início se aborreça, mas que passado algum tempo (geralmente um mês) já o faça de uma forma tão automática que já não conseguirá passar sem eles.

Para além da organização como fator chave do aumento da produtividade é importante trazer em paralelo todas as outras ações que incentivam e aumentam a satisfação de seus colaboradores, nomeadamente a adoção de um ambiente de trabalho descontraído onde todos os que trabalham nele se sintam à vontade. Neste campo, torna-se imprescindível permitir-se a utilizar pelo menos uma vez por semana um look mais casual, bem como a personalização do seu posto de trabalho. Ao garantir o seu conforto é certo que estará a garantir a sua motivação e boa disposição, que contagiarão de forma automática a sua predisposição para produzir mais e melhor.

Por fim outra questão muito relevante para uma produtividade mais elevada é a permissão da existência de momentos de pausa e descontração entre colegas. Nos momentos de descontração mais facilmente encontrará a solução para os problemas do que durante as horas a fio que perdeu a olhar para o problema que parecia tão complexo. O relaxamento não só muscular como cerebral, que pode perfeitamente ser obtido através de uma pausa para café ou de um jogo de matraquilhos, permite uma predisposição para tomadas de decisão mais conscientes e sólidas, e também a resolução de problemas de vários graus de complexidade.

Em suma a produtividade de uma organização é um fator influenciado basicamente por dois tipos de enquadramento – a organização e a descontração. Ao garantir ligeiras alterações positivas nestes enquadramentos torna-se praticamente garantido um impacte positivo maior na produtividade.
Para a produtividade aumentar, basta descontraidamente organizar!