Como Apresentar Uma Proposta Comercial

É do conhecimento geral que qualquer empresa necessita de vendas eficientes para garantir a sua sustentabilidade. Nesse sentido saber elaborar uma proposta comercial eficaz torna-se um dos elementos chave do sucesso das organizações.

De forma muito genérica é importante que no primeiro contacto com o cliente se consiga estabelecer uma relação empática que permita ser o veículo através do qual se procuram obter informações relevantes, em relação às suas necessidades e expectativas, a fim de que se possa elaborar de forma estratégica e delineada a proposta comercial em questão.

Importa alertar ainda para uma questão também muito generalista que acontece em quase todas as empresas. Todas elas têm o seu “super vendedor” que até a mãe ou a avó consegue vender… Todavia é preciso ter cautela com este modus operandi. Convém que os colegas deste “super herói” não lhe sigam o exemplo, isto porque hoje em dia este tipo de vendedores (considerado de estilo agressivo) são facilmente descartados por clientes atentos e informados.

Mas analisando a questão de forma técnica, respondamos então –

O que é afinal uma proposta comercial e como se faz?

Uma proposta comercial é um documento onde uma empresa/organização com fins lucrativos elabora e apresenta as soluções que desenvolveu para o seu cliente, explicitando os custos das mesmas. Para grandes empresas, nomeadamente multinacionais, este tipo de documento é praticamente um plano de custos que procura informar de forma detalhada o cliente das despesas que este virá a ter ao longo do tempo.

Este tipo de documentos serve muitas vezes para evitar contratos pois a sua redação é muito burocrática e os tempos de espera associados à sua validação impossibilitam muitas vezes o desenvolvimento dos negócios.

A proposta comercial ganha então em rapidez e eficácia, mas só será bem-sucedida se for bem redigida, isto é, se for clara, direta e concisa. Para escrever uma proposta comercial deve sempre primeiro inteirar-se do nível de especificidade e de conhecimento do seu cliente, a fim de escolher qual a melhor linguagem a usar. Por vezes pode ser necessário utilizar mais linguagem técnica, enquanto que noutras situações pode beneficiar de uma linguagem mais simples e direta que fará eliminar qualquer dúvida por parte do seu interlocutor. Na dúvida, escreva simples.

Em termos de definição de datas, condições e valores de pagamento é importante que seja sempre claro. Nunca se esqueça de definir estes três parâmetros ou facilmente trará prejuízo à sua empresa. Tal como nos contratos também nas propostas comerciais eficientes não convém deixar nenhuma alínea ou espaço em aberto que alguém possa tentar preencher e/ou interpretar de forma mais favorável para o cliente e menos favorável à organização.

De forma sintética, uma proposta comercial eficaz deve reunir no mínimo as seguintes informações:

1. Nome do Projeto: Identifique o projeto para que seja mais fácil organizar posteriormente a documentação, bem como aumentar a possibilidade de rastreabilidade de informação caso necessário.
2. Enquadramento – Resuma o problema/objetivo do cliente e da oferta como solução de forma sucinta e clara. Não dê espaço a segundas interpretações.
3. Pré-requisitos do acordo – Descreva qual a infraestrutura que vai precisar e se o cliente já a possui ou não.
4. Detalhes da entrega – Identifique e descreva brevemente todas as características dos equipamentos/serviços que se constituirão como a solução de resposta ao pedido do cliente. Identifique também as etapas de desenvolvimento de cada um deles, bem como o cronograma de conceção e realização. Por fim, não se esqueça de definir claramente o prazo de entrega do serviço/produto, procurando estimar o erro para a entrega, como forma de garantia.
5. Responsabilidades – Defina as responsabilidades do cliente, nomeadamente aquelas que garantirão a viabilidade do projeto e a garantia de que este vai acontecer, bem como as suas responsabilidades como prestador de serviços, a fim de garantir a sua qualidade de serviço. Identifique ainda todos os contactos dos envolvidos para que, caso seja necessário se proceda à validação de alguma parte não tão clara.
6. Pagamento – Indique claramente o valor total e quais as formas de pagamento do serviço.
7. Validade – Explicite um prazo de aceitação da proposta por parte do cliente, bem como a confirmação de validação (ou não) da oferta que foi feita na proposta comercial.

Já viu como é tão simples? Comece já a trabalhar na sua próxima proposta comercial com a ajuda destes tópicos. Todavia, é importante notar que, se mesmo assim a sua proposta for recusada, deve procurar proceder à análise das causas e à identificação das oportunidades de melhoria, tendo em atenção que os principais motivos associados à rejeição de uma proposta são normalmente a falta de clareza/informação que leva ao não entendimento da mensagem, a falta de qualidade do material que apresentou como solução, a não existência de um fator diferenciador dos seus concorrentes e por fim os preços elevados que pode estar a pedir.

Caso identifique alguma destas situações procure debater com o seu departamento quais as melhores soluções a adotar para que a sua proposta comercial seja a mais eficiente e garanta a sustentabilidade da sua empresa, ou a constituição de um caminho até ela.