Aprenda A Gerir Melhor O Seu Tempo

Gestão De Tempo

Corra, Corra, Corra Depressa, Porque O Tempo Não Para

Não vou definir tempo, pela simples razão que não tenho tempo. Deixo uma fugaz imagem de quanto precioso é, enquanto tento agarrar o agora, que teima em escapar.

Ontem, fui tomar o pequeno almoço ao Califa, uma das melhores pastelarias de Lisboa. Os folhados de Chaves são muito saborosos! E, quando caminhava para o carro, estacionado por baixo da ponte, junto ao Centro Comercial Fonte Nova, olhei para a Escola Secundário de Benfica, que frequentei durante alguns anos.

Parece que foi ontem. Mas, entre aquele ontem, que eu lembrava, e o ontem de hoje, por onde eu caminhava a sonhar acordado, conto quase 30 anos. E, com tempo, até os nomes mudam… agora chama-se Escola Secundária José Gomes Ferreira.

Como é que usamos o tempo? Em média, cerca de 25 anos a dormir, 10 anos a trabalhar, 9 anos a ver televisão, 4 anos a comer e outros 4 anos a conduzir. As mulheres, 8 anos a fazer compras e, os homens, 1 ano a olhar, apenas e como se não existisse mais tempo, para uma mulher.

A fadista portuguesa Mariza canta uma música sobre o tempo que não para, letra do Miguel Gameiro:

Eu sei que a vida tem pressa
Quer tudo aconteça sem que a gente peça
Eu sei, Eu sei
Que o tempo não para
O tempo é coisa rara
E a gente só repara quando ela já passou

Como Agarrar O Tempo Que Parece Fugir De Nós?

Eu trabalho mais que as 8 horas habituais. Ora, parece-me razoável perguntar se estou a espremer todo o sumo desse tempo ou se deixo demasiado sumo por espremer? Seria um desperdício, não é verdade?

Eu, você, qualquer um de nós, temos a percepção que existem pessoas especiais que vivem intensamente a vida. Você é uma dessas pessoas? É eficiente a usar tempo?

Caso não seja, descubra os segredos para trabalhar com maior produtividade e, de preferência, com mais prazer. Caso seja, uma dessas pessoas, um poema saltitante, que sente um orgasmo platónico entre cada inspiração e expiração, não leia mais, não precisa… 😉

Aprenda a planear o seu tempo para maximizar o valor do seu trabalho por hora, produzir quantitivamente mais trabalho, pensar qualitativamente o seu negócio e a respetiva organização e ter mais horas livres para a sua família e para o seu desenvolvimento pessoal.

Saiba Como Gerir Melhor O Seu Tempo

Objetivos Claros

A realizaçao dum sonho começa com uma ação. E reduzir esse sonho a uma ideia escrita no papel é o início da materialização dessa ideia. Sem essa simples ação, o sonho é um barco que se afasta no horizonte, perde forma, torna-se um ponto distante, até desaparecer, a memória dum sonho perdido.

Esse objetivo futuro é uma realidade imaterial, que habita a mente de cada um, faz o nosso coração bater mais rápido e que ambicionamos para a pessoa que queremos ser. Quando criança, eu queria estudar ciência. Durante a noite, quando dormia, não me lembro de ter esse sonho. Por isso, era um sonho do dia. Não era um sonho da noite.

É importante sonhar acordado, visualizar a meta-realidade, o potencial que vemos no mundo que nos rodeia, porque representa a nossa capacidade de mudar o mundo, mesmo que esse mundo seja apenas o nosso pequeno canto, junto das pessoas que amamos.

Mas, a mudança não é ideia. É ação. De sonhador a autor, precisamos de fazer mais do que apenas escrever o objetivo num papel. Temos que assumir a responsabilidade da ação. E planear essa mesma ação. Imagine como seria a construção dum prédio sem qualquer projeto, apenas de improviso… ?!

Muitas vezes, saltamos para o rio das ações, dos eventos, da roda do mundo. Saltamos com um objetivo, mas a corrente é demasiado forte. E somos arrastados e levados pelo rio para longe do objetivo inicial, daquele sonho que tivemos durante o dia.

Posso fazer a você uma pergunta? Você é aquela pessoa que apaga fogos todos os dias, nas emergências da sua vida, sem tempo para os sonhos que ousa querer?

Reconhece em si esse bombeiro? A verdade é que você não tem um plano! Ou precisa de mudar o plano… Você não consegue antecipar esses eventos. Não se atire logo para o rio. Nem fique junto à margem a contemplar a perfeição do que poderia ser. Construa um barco e navegue o rio.

No fim de cada mês ou trimestre, pause o tempo para pensar. Para vencer!

• Faça um mapa mental dos seus objetivos, de modo a visualizar com clareza o que pretende do seu trabalho e da sua vida.
• Seja específico. Que objetivos concretos? Qual o objetivo final? Quais os objetivos intermédios? Por onde é que vai começar?
• Associe sempre um prazo a cada objetivo. E cumpra.
• Documente os resultados, mesmo que esses resultados estejam aquém do desejado. O propósito de medir é testar e experimentar para aumentar a eficiência dos processos usados e melhorar esses resultados.
• Avalie criticamente se ainda existe uma correlação entre os seus objetivos inicais e as ações subsequentes ou se esses objetivos já não são os mesmos e se essa mudança foi intencional.

Entretanto, investique o conceito de plano de negócios. Você precisa de escrever o seu plano de negócios, integrando os seus objetivos, estratégias e acções num documento orientador. E não arrume o seu plano de negócios na gaveta, porque ele nunca estará acabado. Tudo muda e o tempo não espera por si…

Listas De Tarefas, Prioridades E Prazos

Escreva uma lista de todas as tarefas que você e a sua equipa precisam de executar para realizar os objetivos da sua empresa.

Crie uma agenda para cada membro da sua equipa e distribua as tarefas pelo respetivo horário de trabalho, atribuindo prioridades, ou seja, mais tempo e precedência às tarefas mais importantes.

Organize cada agenda com antecedência. Use algumas horas da sua noite de Domingo para planear a semana seguinte. A eficiência é resultado de planeamento. Não acontece por acaso.

Execute as tarefas pela ordem que constam na agenda, dentro dos prazos estipulados e não perca o foco a consultar demasiadas vezes o email, as redes sociais ou outras tarefas que não são prioritárias.

Seja flexível. Reserve 20% do seu tempo para eventos inesperados. Adapte este valor de acordo com a sua experiência e a especificidade da sua atividade e organização.

Não participe em qualquer reunião sem previamente negociar a duração da reunião e a respetiva ordem de trabalhos. Implemente esta regra na empresa e a qualquer evento a que seja aplicável.

Organização, Delegação E Comunicação

Converta o seu plano de negócios num modelo de negócios, representação visual do plano, numa única página. É o mapa mental dos principais ingredientes do seu negócio:

• o perfil dos seus clientes
• a sua proposta de valor
• os canais de distribuição
• o relacionamento com os clientes
• as fontes de receita
• os recursos chave
• as atividades chave
• os fornecedores necessários
• a estrutura de custos

Foque a sua atenção nas atividades chave da sua empresa. Quais são as atividades que só você pode executar? Você precisa de tempo para planear, pensar, gerir. Se mergulhar em todas as tarefas, tente não se afogar…

Reduza o número de atividades Eu e aumente o número de atividades Nós. É para isso que você tem uma equipa de trabalho, uma organização de pessoas, uma empresa.

Se a sua empresa não for capaz de sobreviver sem si, você não tem uma empresa…

Aprenda a delegar.

Comunique com clareza a cada membro da sua equipa a política e os procedimentos da empresa associados a cada processo e implemente um processo de avaliação e de responsabilização individual e coletiva.

Parece que existem buracos de verme transponíveis (wormhole), por onde podemos enganar o tempo… Faça isso mesmo! Olhe com atenção, com uma tesoura na mão, todos os processo da empresa e corte minutos a cada processo. Digitalize. Comunique em rede toda a informação relevante a todos os membros da sua equipa. Incentive a colaboração. Use a mobilidade dos SmartPhones e dos Tablets. Simplifique.

Pense com os membros da sua equipa. Peça a opinião de cada um deles sobre os processos que conhecem melhor. Pergunte os pontos fortes e os pontes fracos. Ofereça incentivos a qualquer trabalhador que apresente inovações que resultem em ganhos de produtividade.

Somos escravos dos nossos hábitos. Felizmente, podemos piratear o mecanismo do hábito e usá-lo para escravizar o nosso corpo de modo que ele faça o que nós queremos… Saiba quais são os hábitos que são um desperdício de tempo. Seja duro com os hábitos maus e generoso com os hábitos bons. Uma sessão de masoquismo por cada dia perdido? E uma sessão de sadismo por cada dia ganho?

O tempo é um recurso escasso. Faça o mesmo trabalho em menos horas. E trabalhe melhor durante essas horas.

Terá mais tempo livre. Para si. Para a sua família. E para o seu desenvolvimento pessoal. Tenha um excelente dia! E carpe diem!