Vantagens de um escritório virtual

escritório virtual

8 Formas de economizar dinheiro sem prescindir de serviços administrativos profissionalizados

8 Vantagens de um escritório virtual

Muitos negócios e empresários em nome individual já se renderam às vantagens de um escritório virtual! É uma forma cómoda de terem uma morada de sede, alguém a rececionar correspondência, passar recados, fazer o atendimento telefónico (e até presencial) a clientes e fornecedores e conseguirem, inclusive, uma sala para coworking… tudo sem contratarem mais recursos humanos nem arrendarem um escritório. Fantástico, não é verdade?

Trabalha em nome individual e ficou interessado em conhecer as vantagens de um escritório virtual? Criou a sua empresa recentemente e não precisa de um escritório físico? Pretende abrir uma filial numa zona distante da sede da sua empresa? Seja por que motivo for, se precisa de uma morada profissional, saiba que pode recorrer a uma das muitas empresas, sediadas em zonas prestigiadas nas principais cidades do país, que oferecem este tipo de serviço. A tendência não é recente, mas mantém-se em alta, pois o investimento é mínimo face aos benefícios que uma solução deste género proporciona a qualquer empreendedor… que não seja apegado a modelos tradicionais de negócio e velhos hábitos de posse!

O que é um escritório virtual?

Tal como o nome indica, um escritório virtual é um escritório que funciona remotamente sem exigir a sua presença física nem a de qualquer um dos seus colaboradores. Este serviço pode ser adjudicado a uma empresa que lhe passa a tratar de uma série de serviços administrativos que vamos nomear de seguida.

Principais serviços de um escritório virtual

  • Domiciliação da empresa – um dos serviços mais importantes de um escritório virtual é a possibilidade de usar uma morada (a morada da empresa que lhe presta o serviço) como endereço da sua empresa.
  • Receção de correio – através dessa morada, recebe o seu correio.
  • Reenvio da correspondência – depois de rececionado, o correio é-lhe reencaminhado através da digitalização de cartas, envio de documentos por email em PDF, WhatsApp, web app ou qualquer outro meio que lhe permita receber (em qualquer lugar e a qualquer hora e através de qualquer dispositivo com ligação à Internet) as suas cartas e mensagens.
  • Organização do correio – um escritório virtual também oferece o serviço de organização do correio na web app, por pastas e também através de um arquivo convencional em papel.
  • Processamento das encomendas – além de receber uma notificação por email, SMS ou WhatsApp da receção de encomendas, pode usufruir de um cacifo para acesso a esses materiais.
  • Atendimento telefónico – pode contar com uma pessoa para fazer o atendimento telefónico e até o atendimento presencial profissional de clientes, fornecedores e outros parceiros da sua empresa.
  • Gestão da agenda – muito útil para marcação e lembrete de reuniões e outros eventos.
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    Principais tipos de empresários e empresas a que se destina o serviço de escritório virtual

    • Empresários em Nome Individual que não possuem escritório próprio.
    • Pequenas e médias empresas que não possuem escritório próprio.
    • Empresas que têm uma sede social, mas que pretendem expandir o seu negócio para outras áreas geográficas onde não têm instalações.
    • Filiais de empresas que necessitem de uma morada comercial em locais distintos da sua sede social.
    • Empresas em início de atividade que pretendam encetar o seu negócio num local ou morada credível, mas com custos reduzidos.

    8 Vantagens de um escritório virtual

    Se ainda se interroga sobre porque é que um escritório remoto é uma excelente solução alternativa a um espaço físico, deve continuar a ler este artigo e conhecer as principais vantagens de um escritório virtual.

    1. Morada profissional

    Um escritório virtual é, antes de mais, uma morada com boa reputação para a sua empresa, para onde os seus clientes, fornecedores e demais parceiros podem enviar correspondência e encomendas, sem que com isso tenha a burocracia e a despesa de alugar um escritório nesse edifício. Esta é a opção ideal para a sua empresa que necessita de um endereço corporativo, mas não necessariamente de um espaço físico para desenvolver o negócio. E não se esqueça que pode colocar essa morada nos seus materiais de marketing, como cartões de visita, site, páginas em redes sociais, etc.

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    2. Receção e gestão de correspondência

    Se tem uma morada, tem onde receber a correspondência e já não precisa de usar a sua morada de casa ou alugar uma caixa postal para receber cartas e encomendas, não é verdade? E sempre que chegar correspondência ao seu escritório virtual, será avisado através de email ou SMS e assim controla o correio (recebe-o digitalizado, noutra morada ou levanta-o na morada do escritório virtual) e agiliza os seus processos de trabalho. Além disso, pode delegar a organização e arquivo da correspondência (numa plataforma online e em papel) à empresa que contratar para este serviço!

    3. Atendimento telefónico e presencial

    Assegurar o atendimento telefónico e presencial a clientes e fornecedores sem contratar mais recursos humanos? Sim, é possível! Basta adjudicar o serviço à empresa que lhe disponibilizou o escritório virtual e se desejar, pode ter um número de telefone exclusivo, pelo que sempre que alguém ligar para a sua empresa, o atendimento é personalizado. Além disso, passa a ter um número para incluir nos seus contactos: site, email, cartas, cartões de visita, faturas, etc…

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    4. Gestão de mensagens

    Porque qualquer pessoa pode deixar uma mensagem quando telefonar ou dirigir-se pessoalmente ao seu escritório virtual, também existe um serviço de gestão de mensagens, ou seja, receção e registo de recados que lhe serão reencaminhados imediatamente, através de email ou SMS.

    5. Gestão de agenda

    E o serviço de gestão de mensagens leva-nos à gestão da agenda, pois na sequência do atendimento telefónico e do atendimento presencial pode ser necessário agendar reuniões (por exemplo). Logo, se tiver um escritório virtual pode receber essas notificações e até agendar alguns compromissos na sua nova morada, como vamos ver de seguida.

    No PME tem várias alternativas a nível de gestão de mensagens e de agenda, de modo a que possa adjudicar apenas aquilo que precisa para a sua empresa.

    6. Espaço para coworking

    Apesar de ser um escritório virtual, pode usufruir de um serviço para coworking, ou seja, de um espaço físico para realizar, sempre que necessário, reuniões ou simplesmente trabalhar com os seus colegas em algum projeto. Tudo num ambiente profissional e acolhedor. E nalguns casos, dependo do que acordar, pode mesmo ter direito a um espaço para eventos e formações, bastando para tal agendar a data e hora em que precisa de ocupar a respetiva sala.

    7. Redução de custos

    Chegamos agora a uma das principais vantagens de um escritório virtual: a economia ou redução de custos. Se não precisa de alugar um escritório físico, esta solução é uma forma simples, prática, eficaz e barata de ter uma morada para a sua empresa (muito provavelmente num edifício conceituado numa zona nobre da cidade). E a poupança não se fica pela renda ou valor de compra de um imóvel, também reduz custos com o facto de não necessitar de equipamentos nem elementos de decoração para montar um escritório nem tão pouco de comunicações, como ligações à Internet, nem sequer de despesas com água, luz e eletricidade… Terá à sua disposição tudo isso por um valor mensal bem simpático, inclusive porque pode escolher apenas os serviços que realmente necessita.

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    8. Comodidade

    Gostava de se livrar de todo o trabalho burocrático e administrativo? Um escritório virtual é uma solução que oferece comodidade a qualquer empreendedor, já que outra empresa prestadora de serviços é que se vai responsabilizar pela contratação de profissionais, montagem, manutenção do ambiente de trabalho, limpezas e toda a parte burocrática. E isso permite-lhe uma maior liberdade de tempo para se focar noutros aspetos do negócio e permite-lhe também maior liberdade financeira para investir onde mais necessita.

    Se precisa de uma morada institucional, mas quer fugir dos custos dos escritórios tradicionais, pois nem sequer precisa de um espaço físico para administrar a sua empresa… considere ter um escritório virtual! E poupe dinheiro e tempo para usar em prol do desenvolvimento de outros aspetos do seu negócio.

    Sobre Sofia Santos
    Sofia Santos
    Para ela escrever é dançar, rodopiar, suar, cansar, brilhar, aprender, rir e sonhar. Ir e voltar sem sair do lugar!

    Licenciada, pós-graduada e mestre em Comunicação.

    Certificada em Content Marketing e Inbound Marketing pela HubSpot Academy.

    Lançou o projeto Conteúdo & Manteúdo - de produção profissional de conteúdos para web – com a missão de melhorar o posicionamento da informação dos negócios nos motores de pesquisa, atrair um público-alvo específico, aumentar o número de acessos e partilhas, fidelizar leitores, ampliar a visibilidade e autoridade das empresas e, claro, conquistar clientes e torná-los clientes fiéis!

    No fundo o seu objetivo é redigir artigos que possam interessar e oferecer soluções para os problemas dos clientes… dos seus clientes!
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