O Nosso Endereço É O Endereço Postal Da Sua Empresa!

1. Planos E Preçário Do Serviço De Domiciliação De Empresas

2. O Que É A Domiciliação De Empresas?

O domicílio ou sede duma empresa é o lugar onde essa empresa recebe todas as comunicações, notificações e citações dos organismos do Estado, dos fornecedores e dos clientes.

A contratação dum serviço de domiciliação de empresas, incluído no nosso serviço de escritório virtual, permite que essa empresa use o endereço postal do escritório da empresa prestadora do serviço de domiciliação, o endereço postal do nosso escritório, denominado endereço virtual, para;

• o domicílio ou sede da empresa domiciliada,
• a receção de correspondência da empresa domiciliada,
• a receção de encomendas da empresa domiciliada e
• a publicação nas cartas, nos cartões de visita, nas assinaturas de emails, nas facturas, na publidade, no site e nas redes sociais da empresa domiciliada.

3. Razões Para Contratar A Domiciliação Da Empresa

Existem muitas razões para contratar a domiciliação duma empresa junto duma empresa especializada na receção, gestão, digitalização e arquivo de correspondência:

3.1 Receção De Cartas Registadas

Muitas micro empresas não possuem trabalhadores a tempo inteiro nas instalações da empresa e não recebem as cartas registadas quando o carteiro entrega o correio. É depositado um aviso na caixa do correio para o levantamento da carta registada na estação dos CTT.

Ora, muitos profissionais não podem perder 1 ou 2 horas numa estação dos CTT para levantar uma carta registada. E, quando conseguem finalmente efetuar a deslocação, muitas vezes o prazo para levantar a carta já passou e a carta já foi devolvida ao remetente. O que pode significar perder um prazo para exercer um direito ou deixar passar o prazo para efetuar um pagamento.

3.2 Trabalho Em Casa E A Percepção Pública Da Imagem Da Empresa

São muitas as micro e pequenas empresas que começam a sua existência sem instalações próprias, porque nem sempre é possível para uma startup esse investimento inicial na compra ou arrendamento dum escritório ou também porque é cada vez mais frequente trabalhar a partir de casa.

Mas, a utilização da morada da habitação como endereço postal da empresa tem desvantagens óbvias:

• para os fornecedores e clientes, a percepção sobre a capacidade económica e sobre a estrutura profissional da empresa que usa como endereço postal a morada da habitação é negativa
• a habitação é um espaço privado e a maioria dos profissionais que trabalham a partir de casa não gostam de receber clientes ou fornecedores na habitação, preferem subcontratar um serviço de escritório virtual, que pode incluir o atendimento presencial dos clientes e fornecedores da empresa domiciliada
• no caso de reuniões agendadas com clientes e fornecedores da empresa domiciliada, a utilização duma sala de reunião profissional ajuda a vender os serviços e os produtos da empresa domiciliada, pela influência positiva a nível psicológico, ao invés da receção desses clientes ou fornecedores na sala de estar duma habitação

4. O Que É Um Escritório Virtual?

O escritório virtual é um conjunto de serviços que uma empresa pode contratar para:

• domiciliação da empresa: utilização do endereço postal da empresa prestadora do serviço de domiciliação como o endereço postal da sede da empresa domiciliada para a receção de correspondência, receção de encomendas e publicação nas cartas, nos cartões de visita, nas facturas, na publidade, no site e nas redes sociais da empresa domiciliada;
• processamento do correio da empresa domiciliada: receção das cartas, notificação por email, SMS e WhatsApp da receção de correio, reencaminhamento de correio via CTT;
• digitalização do correio da empresa domiciliada: digitalização das páginas das cartas, envio do correio em PDF por email e WhatsApp, acesso ao correio digitalizado através duma web app, em qualquer lugar, através de PC, Tablet ou SmartPhone, organização do correio na web app por pastas, arquivo do correio em papel;
• processamento das encomendas da empresa domiciliada: receção dA encomendas, notificação por email, SMS e WhatsApp da receção de encomendas, cacifo dedicado para depósito das encomendas, acesso ao cacifo no horário das 09:00 às 18:00 horas, dias úteis;
• atendimento telefónico de clientes e fornecedores da empresa domiciliada;
• atendimento presencial de clientes e fornecedores da empresa domiciliada;
• gestão das mensagens da empresa domiciliada: receção das mensagens, notificação das mensagens por email, SMS e WhatsApp
• gestão da agenda da empresa domiciliada: marcação de reuniões e consultas, notificação das reuniões e consultas por email, SMS e WhatsApp, Web App para consultar e gerir a agenda, SMS 48 antes – lembrar ao cliente reunião ou consulta

5. Gestão Da Correspondência

As pessoas possuem competências diferentes. Há profissionais que são muito competentes na área específica da sua especialização, mas não possuem vocação para organizar e arquivar a correspondência. Por vezes, recebem as cartas, mas entretanto, por falta de organização ou por falta dum espaço profissional e apropriado para esse fim, perdem as cartas, não sabem onde as guardaram.

Ora, a delegação desse trabalho numa empresa especializado na gestão de correspondência é uma opção atrativa, que inclui as funcionalides seguintes:

5.1 Receção Da Correspondência

A domiciliação de empresas, uso da morada do nosso escritório para sede da empresa domiciliada, inclui o serviço de receção da correspondência: receção de todas as cartas enviadas para o endereço postal do nosso escritório com o nome da empresa domiciliada no destinatário da carta.

5.2 Registo Cronológico Da Receção Da Correspondência

A receção de qualquer carta, que identifique o destinatário, é registada num diário cronológico dedicado à empresa domiciliada respetiva.

A empresa domiciliada tem acesso a esse registo cronológico através duma web app, onde pode consultar o registo relativo a cada mês e ainda aceder aos documentos PDF de cada carta digitalizada, caso pague o serviço de digitalização do correio.

5.3 Notificação Da Receção Do Correio Por Email, SMS E WhatsApp

Notificações Urgentes: a empresa domiciliada é notificada da receção de cartas registadas no prazo máximo de 4 horas após a respetiva receção, através de SMS ou WhatsApp.

Notificações Normais: a empresa domiciliada é notificada diariamente através de email ou WhatsAPP da lista de cartas recebidas durante o dia.

5.4 Digitalização Do Correio

Caso o plano contratado inclua a digitalização do correio, todas as cartas recebidas são digitalizadas no mesmo dia da respetiva receção e disponibilizadas à empresa domiciliada em formato PDF, através do envio de email, WhatsApp ou através da web app.

A conveniência desta opção é evidente. A empresa domiciliada não precisa de se deslocar ao nosso escritório para consultar a correspondência recebida, nem precisa de trabalhar com documentos em papel, pode trabalhar exclusivamente em formato digital, o que é mais produtivo.

5.5 Envio Diário Do Correio Em PDF Por Email ou WhatsApp

Caso o plano contratado inclua a digitalização do correio, todas as cartas recebidas são disponibilizadas à empresa domiciliada em formato PDF, através do envio de email, WhatsApp ou através da web app, no mesmo dia da respetiva receção.

A web app pode ser acedida em qualquer lugar, através de PC, Tablet ou SmartPhone, desde que haja acesso à internet.

5.6 Arquivo Do Correio Em Papel

Todas as cartas recebidas são arquivadas em dossier, por ordem cronológica.

A empresa domiciliada pode levantar o dossier no fim de cada mês ou contratar um cacifo para depositar o arquivo de correio por períodos mais prolongados de tempo.

6. Atendimento Telefónico E Presencial

Um dos serviços que pode ser contratado, nos planos de escritório virtual, é o atendimento telefónico e presencial de clientes e fornecedores da empresa domiciliada, no horário de expediente da nossa empresa, de Segunda a Sexta-Feira, das 09:00 às 18:00 horas, para a gestão de mensagens e de agenda.

No caso do atendimento telefónico, a empresa domiciliada tem um número de telefone dedicado, que pode usar exclusivamente nas cartas, nos cartões de visita, nas assinaturas de emails, nas facturas, na publidade, no site e nas redes sociais.

Sempre que um cliente ou fornecedor da empresa domiciliada telefonar para este número de telefone, o atendimento é personalizado, com a identificação do nome da empresa domiciliada.

O atendimento telefónico e o atendimento presencial têm como objetivo a gestão de mensagens ou a gestão de agenda da empresa domiciliada.

7. Gestão De Mensagens

A gestão de mensagens inclui:

7.1 Receção De Mensagens Dos Clientes E Fornecedores Da Empresa Domciliada

Na sequência do atendimento telefónico e do atendimento presencial de clientes e de fornecedores da empresa domiciliada, recebemos e tomamos nota de quaisquer mensagens a reencaminhar para a empresa domiciliada.

7.2 Registo Cronológico Da Receção De Mensagens Da Empresa Domciliada

Todas as mensagens são registadas num diário cronológico, a que a empresa domiciliada tem acesso online, através duma web app, onde pode consultar o registo diário de mensagens.

7.3 Notificação Das Mensagens Por Email, SMS E WhatsApp

A empresa domiciliada é notificada das mensagens imediatamente após a respetiva receção, através de email, SMS ou WhatsApp.

8. Gestão De Agenda

A gestão de agenda inclui:

8.1 Marcação De Reuniões ou De Consultas

Na sequência do atendimento telefónico e do atendimento presencial de clientes e de fornecedores da empresa domiciliada, agendamos reuniões ou consultas, mediante o horário disponível e no lugar previamente acordados com a empresa domiciliada.

8.2 Notificação Da Agenda Por Email, SMS E WhatsApp

A empresa domiciliada é notificada das reuniões ou das consultas imediatamente após o respetivo agendamento, através de email, SMS ou WhatsApp.

8.3 Web app para consultar e gerir a agenda

A empresa domiciliada tem acesso online, através duma web app, à gestão da agenda, onde pode indicar o horário disponível para reuniões ou consultas futuras, agendar novas reuniões ou consultas, alterar a data e a hora de reuniões ou de consultas já agendadas e cancelar agendamentos efetuados.

8.4 SMS 48 horas antes – lembrar ao cliente reunião ou consulta

Enviamos uma SMS 48 horas antes da reunião ou da consulta a lembrar ao cliente ou fornecedor da empresa domiciliada a respeito do agendamento.

8.5 Telefonema 24 horas antes – lembrar ao cliente reunião ou consulta

Telefonamos 24 horas antes da reunião ou da consulta a lembrar ao cliente ou fornecedor da empresa domiciliada a respeito do agendamento.