Como ser mais produtivo no trabalho em casa. Conheça 12 hábitos das equipas produtivas no trabalho em casa ou trabalho remoto.
Ter uma equipa de trabalho produtiva já não é uma tarefa fácil, não senhor, quanto mais ter uma equipa de trabalho a laborar remotamente de forma produtiva! E tudo porque antes mesmo da questão da produtividade, levanta-se a questão da funcionalidade: será que trabalhar fora do escritório funciona? A verdade é que sim, para a maioria dos negócios funciona graças às facilidades tecnológicas de acesso à Internet, de partilha de informações mas também graças ao cumprimento de algumas regras por parte dos trabalhadores.
Não é apenas a tecnologia que faz o trabalho remoto funcionar para as empresas, a atuação das pessoas faz toda a diferença na produtividade e organização do trabalho e isto influencia diretamente a taxa de sucesso das equipas. Mas antes de formar uma equipa para trabalhar remotamente, deve lembrar-se de contratar apenas pessoas com experiência de trabalho significativa porque os bons colaboradores virtuais são pessoas maduras, como mais experiência profissional e maturidade pessoal para trabalhar de forma independente. Todos os outros vão precisar de pedir ajuda constantemente e por isso não trabalham tão bem fora do escritório.
12 hábitos das equipas produtivas no trabalho em casa ou trabalho remoto
Existem então alguns hábitos que são comuns a grupos profissionais muito bem-sucedidos no trabalho remoto. Conheça-os!
1. Ligação encurta a distância
A distância pode ser uma realidade, sim, mas é atenuada pelo facto da equipa estar constantemente ligada entre si, através da Internet. Facebook, Twitter, Whatsapp, Skype, HipChat, LinkedIn e tantas outras redes e ferramentas encurtam as distâncias e facilitam o contato entre as pessoas em qualquer lugar e a qualquer hora.
2. Trabalhadores comunicam mais entre si
Remotamente os colaboradores em vez de comunicarem menos acabam por comunicar mais e estreitar relacionamentos profissionais e pessoais. Isto acontece porque estas equipas estão muito habituadas a usar naturalmente ferramentas de ligação remota que têm disponíveis para todos os tipos de comunicação.
3. Colaboração e partilha em tempo real
A maior parte das equipas produtivas em ambiente de trabalho remoto revelam uma grande capacidade de colaboração e partilha de experiências e conhecimentos em tempo real. No mesmo momento em que falam de um relatório, partilham-no num chat, por exemplo.
4. Maior triagem na participação em conferências virtuais
Como é do conhecimento geral, as reuniões e conferências podem ser uma grande perca de tempo. Horas infinitas a discursar sobre o sexo dos anjos para nos últimos 5 minutos se alinharem duas ou três ideias e marcar nova reunião. Ora, as equipas realmente produtivas que trabalham remotamente sabem que só devem participar em reuniões em que estejam diretamente envolvidas e nunca em conferências em que grande parte do conteúdo é irrelevante para seu trabalho.
5. Mais diálogo
Por incrível que pareça, remotamente os colaboradores sentem-se mais dispostos a interagir uns com os outros e as suas reuniões por videoconferência, por exemplo, tendem a ser mais bem organizadas e feitas com grupos menores, o que aumenta a interação, promove o diálogo e evita o monólogo.
6. Expectativas alinhadas
Normalmente os colaboradores que trabalham remotamente sabem perfeitamente quais são as expectativas da empresa relativas à sua performance. Elas foram colocadas por escrito aquando da contratação quer em termos de prazos de trabalho, disponibilidade e tempo de resposta. Além disso, estas equipas costumam ter as expectativas alinhadas porque tiveram a oportunidade de fazer as suas próprias exigências ou ressalvas, por exemplo tirar um dia de folga e trabalhar à noite ou só trabalhar das 9 às 18h, etc. Com as expectativas alinhadas não há mal entendidos na relação de trabalho.
7. Tecnologia testada
Não há nada pior para um trabalhador remoto do que uma ligação à Internet interrompida. Para que isso não aconteça as equipas produtivas testam frequentemente os equipamentos e as ligações que usam de forma a não serem apanhadas de surpresa por questões de incompatibilidade, por exemplo. As mesmas equipas costumam ainda assegurar a disponibilidade da informação mantendo os seus arquivos na cloud (por exemplo na Dropbox, que é uma maneira simples de partilhar arquivos) ou usando ferramentas de videoconferência como o Skype.
8. Acompanhamento de atividades
Equipas produtivas foram bem acompanhadas pelas chefias, ainda que à distância, desde o início dos trabalhos.
9. Tecnologia para criar confiança
As equipas produtivas tentam manter uma janela de conversação com o grupo durante todo o dia, ou via transmissão através de câmara web ou via mensagem escrita através de chat. Isso ajuda-as a combater o isolamento e a debater rapidamente e eficazmente questões, fazer perguntas ou a desenvolver ideias como se estivessem frente-a-frente. Inclusive, existem sistemas automatizados que permitem que todos os membros partilhem pequenos progressos, ou seja, quando alguém termina uma tarefa, o grupo recebe um alerta. Desta forma todos se mantêm informados e conseguem comparar a sua própria produtividade em relação à dos colegas.
10. Processos de trabalho e objetivos específicos
Para evitar que as equipas fiquem isoladas quando estão a trabalhar remotamente, são necessários processos operacionais específicos, como os procedimentos de validação, pontos de verificação de controlo de qualidade e objetivos diários, e estes devem ser mantidos constantemente sob vigilância.
11. Reunião frente-a-frente
Atenção que uma ou duas vezes por ano as equipas que trabalham remotamente devem reunir frente a frente. Não tem de ser forçosamente em trabalho, o ideal é que esse dia seja o dia de convívio da empresa.
12. Reuniões individuais
As equipas que trabalham remotamente e que são verdadeiramente produtivas, também fazem reuniões individuais, principalmente com elementos da administração da empresa com quem podem falar sobre a produtividade, sucessos e insucessos e definir os próximos objetivos de trabalho.
Equipas preparadas para serem produtivas no trabalho remoto, são assim. Preparado para fazer parte de uma?
