Saiba como fazer um webinario
O tempo dos seminários, já lá vai. Arranjar um local para um evento com capacidade para muitas pessoas é coisa do passado. Gastar dinheiro em aluguer de salas, é hoje desnecessário. E cobrar entradas nem pensar! É tempo de receber de braços abertos e sorriso no rosto o novo conceito de webinário. Se não o conhece, deixe-nos apresentar-lho…
Webinar é uma abreviação da expressão web based seminar, ou seja, é um seminário realizado pela Internet. Ponto. Dai o termos webinário que tem vindo a dar vida um pouco por todo o mundo a várias reuniões de negócios e grupos de discussões, além de palestras. O seu sucesso deve-se às vantagens que apresenta quer para organizadores quer para espetadores: pode ser alcançado em qualquer lugar, não limita o número de participantes (nem mínimo nem máximo), permite vários níveis de interatividade (votações, pesquisas, sessões de perguntas e respostas, etc), as dificuldades de locomoção não são um problema e as pessoas podem assistir do local onde se sentem mais confortáveis!
De facto, promover um webinário organizado e rico em conteúdo, permite ao público ter mais contato com a sua empresa e aumenta as hipóteses de se transformar numa autoridade na sua área de atuação. Mas se o seu webinário apresentar falhas a nível de conteúdo e não interessar a ninguém, se revelar falhas de áudio, transmissão ou qualquer outro problema técnico, o caso está perdido. Bem como perdida ficará a confiança do público. Assim, planeie o seu webinário com atenção e antecedência de forma a garantir que sai conforme o que planeou: um sucesso indiscutível!
Dicas para realizar um (bom) webinário
1. Defina os objetivos do webinário
Em primeiro lugar o título ou nome do webinário deve ser chamativo de modo a captar a atenção das pessoas. Em segundo, o nome deve ser também interessante para o seu público-alvo de modo a gerar interesse e expectativa. E em terceiro precisa de dar a indicação clara de que a matéria foca um ou vários assuntos sobre os quais os seus clientes e potenciais clientes estão mesmo a precisar de ser esclarecidos. Se o conteúdo do seu webinário não for suficientemente interessante, não vale a pena perder tempo porque na data os seus participantes vão desistir e preferir passar essa hora no Facebook ou a assistir a um filme.
Se já tem uma ideia consistente, avance. Mas se tem dúvidas sobre o tema, faça uma pesquisa para tentar conhecer melhor o seu público. Será que a divulgação/demonstração de um produto ou serviço novo será suficiente? Será que uma formação online sobre uma matéria relacionada com a sua área de negócio interessaria a muitas pessoas? Será que uma palestra com várias personalidades de renome atraia as pessoas? Defina um ou dois objetivos relacionados com o tema e siga as nossas próximas indicações.
2. Divulgue o webinário
Ok, já tem um tema, uma estrutura, um plano completo… mas se não fizer a divulgação, nada disse lhe vai servir, correto? Anuncie o webinário de todas as formas possíveis: enviando um convite por email para a sua base de dados, inserindo uma chamada de atenção no seu site e nas suas páginas de redes sociais, colocando uma publicidade nos media, etc. Aos interessados explique que para assistirem ao webinário, têm de se registar para se inscreverem e marcarem presença e depois para indicar que já “chegaram”, que estão online prontos a assistir. Se quiser e puder, ofereça um bónus para quem estiver ao vivo, que pode ser uma dica, um vídeo, um ebook ou outra coisa qualquer que tenha valor para os seus clientes. E divulgue essa oferta com antecedência a todos os inscritos.
3. Faça uma apresentação clara, simples e objetiva
Os seus slides devem ser muito simples com letras grandes e pouco texto. O conteúdo precisa ser bom a nível de texto, tamanho e clareza. Não se prenda com questões técnicas aborrecidas, prefira histórias reais sobre o produto/serviço e sobre os testemunhos de pessoas que conseguiram obter bons resultados com ele. Se conseguir, conte piadas, faça interações, cite os nomes dos participantes, faça com que as pessoas se sintam bem online a assistir ao seu webinário.
4. Prepare-se com antecedência
Depois de preparado o conteúdo, divulgado o evento e angariados os participantes, trate de organizar a sua equipa. Procure uma pessoa que ajude nos “bastidores”, que possa ficar alerta a qualquer falha e pronta a resolve-la e que seja capaz de orientar os participantes que estejam a ter dificuldade em assistir ao webinário ou dúvidas e questões por esclarecer. Além disso, deve ter uma ideia suplente para o caso de – seja porque motivo for – o webinário não ser possível de realizar.
5. Faça testes
Antes do dia marcado, antes da hora prevista, faça testes (pelo menos dois) à capacidade de interação e às funcionalidades do evento: teste o som, a webcam, o microfone, a gravação, os slides, etc. Teste o processo de gravação e certifique-se de que o arquivo de vídeo ficou em boas condições. Se o seu webinário tiver chat, pesquisas ou qualquer outra ferramenta interativa, verifique se todas estão a funcionar a 100%. Se for possível, teste com a participação de alguns convidados, também. E aconselhamo-lo a usar sempre uma rede com fios com cabo direto, para manter a qualidade e segurança na rede.
E que nenhum servidor vá abaixo quando começar o webinário, principalmente os portais de pagamento. Verifique a capacidade de cada um em relação a previsão de participantes que tem.
6. Tome as últimas providências
Algumas horas antes do seu webinário começar, verifique se não surgirão imprevistos ou interrupções. Prepare o seu computador. Ligue-o com antecedência e verifique se todos os programas e recursos necessários estão a funcionar, se o computador está com a bateria carregada ou ligado a uma fonte de energia, se o seu telemóvel está desligado ou em modo de silêncio, se não há nenhum outro aparelho ligado que possa atrapalhar o evento… A par, convém desativar notificações de emails, redes sociais e qualquer outro sinal que se possa ouvir ou ver no ecrã durante o webinário. O ambiente também é importante. Independentemente do local onde vai transmitir, certifique-se de que nada nem ninguém vai aparecer para atrapalhar. E ligue-se uns 15 minutos antes da hora marcada, não vá surgir algum problema de última hora.
7. Comece na hora e certifique-se que tudo funciona corretamente
Seja pontual. Comece o webinário na hora. Um atraso será sempre prejudicial para a reputação da sua empresa, além de ser uma falta de respeito para com os participantes.
No início aproveite para perguntar ao seu público se está a ver e ouvir bem e peça às pessoas que respondam através de chat, para confirmar se está tudo em ordem.
Se tiver convidados, apresente-os antes de o webinário começar oficialmente, para que o público não se confunda.
8. Crie uma hashtag
Uma boa ideia é criar uma hashtag e instigar os seus participantes a discutir o assunto. Pode, por exemplo, inserir a hashtag em todos os slides para incentivar mais.
9. E se alguma coisa correr mal…
… não tenha receio de interromper o webinário temporariamente. É melhor assim, e o seu público vai compreender. Para não baixar o ânimo, mantenha a calma e o sentido de humor. E se mesmo assim não resolver o problema lembre-se que felizmente traçou um plano B (seja ele qual for).
E não se esqueça de gravar o webinário!
Boa sorte para o evento. E envie-nos um convite, sim?
